Ghid Înființare Filială ONCR

Context

În contextul în care Organizația noastră cunoaște o creștere semnificativă a numărului de membri și extinderea mișcării pe aproape tot teritoriul țării, considerăm că este necesară o mai bună structurare a modului administrativ în care lucrăm. 

Astfel, încurajăm Centrele Locale să opteze pentru mai multă autonomie din punct de vedere financiar, administrativ și al reprezentării și să ajute în același timp structura națională să se concentreze pe alte elemente ale strategiei Organizației.

Dacă ați ajuns la acest post înseamnă că ați avut încrederea să faceți acest pas mare sau vreți să aflați mai multe detalii despre ce presupune acest proces pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Deși este un proces complex și poate anevoios la început din punct de vedere al documentelor ce sunt necesar a fi pregătite, noi suntem aici să vă sprijinim în drumul valoros către o filială. Aici veți găsi toți pașii, de la obținerea aprobării Adunării Generale, până la ridicarea prețioaselor documente cu certificarea personalității juridice.

Definirea termenilor

Organizația Națională Cercetașii României este constituită în baza OG 26/2000 ca asociație. Asociațiile, așa cum suntem și noi, nu se înregistrează la Registrul Comerțului, la fel ca o firmă, ele se înregistrează pentru constituire la Judecătorie și ulterior constituirii, se va înregistra la Direcția Finanțelor Publice, cu un cod de identificare fiscal. Judecătoria și Finanțele sunt cele două instituții cu care ținem în permanență comunicarea, la care avem informațiile actualizat la zi/ la termen și care ne asigură legalitatea în România.

O asociație poate avea structurile locale/ teritoriale în care se desfășoară activitatea, în cazul nostru avem Centre Locale, care juridic pot avea statutul de sucursală sau filială. Ambele structuri funcționează în baza Statutului și Regulamentului ONCR, dar sunt câteva aspecte care le diferențiază.

Ce înseamnă Sucursală?

Sucursala conform legislației este o structură teritorială fără personalitate juridică, constituită prin Hotărârea Adunării Generale. În termeni statutari, este un Centru Local ale căror reprezentare juridică și financiară este realizată de organizația – mamă – Organizația Națională Cercetașii României. Astfel, toate documentele oficiale sunt semnate de către directorul executiv/ președintele organizației, toate cheltuielile sunt înregistrare la nivel național etc..

Ce înseamnă Filială?

Filiala conform legislației este o structură teritorială cu personalitate juridică, cu organe de conducere proprii și cu patrimoniu propriu. În termeni statutari, este un Centru Local autonom din perspectivă juridică și financiară.

Detaliem mai jos punctele importante care vă pot determina decizia:

Avantaje/ Drepturi:

  • Să semnați singuri contractele de sponsorizare/ donații.
  • Să depuneți formularele 2%, după același format recomandat de echipa executivă, dar semnând singuri borderourile și împuternicirile.
  • Să eliberați adeverințe de voluntariat pentru cei care au fost activi în Centru Local.
  • Să depuneți cereri de finanțare în nume propriu, fără să treceți prin procedura adresată sucursalelor, mai puțin în cazul în care finanțarea depășește 50.000 de EUR.
  • Să eliberați chitanțe nominale pentru cotizațiile primite de la fiecare membru în parte.

Responsabilități/ Obligații:

  • Să trimiteți anual bilanțul și balanța depuse de Centru vostru Local, către echipa executivă.
  • Să țineți contabilitatea la zi întrucât sunteți autonom din punct de vedere financiar
  • Să aveți un cont bancar pentru care se plătesc comisioane de administrare

Dacă decizia este să demarați procesul de obținere a PJ, citiți articolele din Statut și Regulament care fac referire la acest proces, și hai să pregătim împreună dosarul vostru!

Statutul ONCR:

Art. 45(*) a. Structuri locale
Consiliul Director al organizației poate autoriza înființarea unor structuri locale (filiale) cu sau fără personalitate juridică în vederea desfășurării activităților prevăzute de art. 47 din Statut, iar Adunarea Generală poate aproba înființarea și desființarea acestor structuri;

Regulamentul ONCR:

Art. 86. (1) Centrele Locale pot obține personalitate juridică (devenind filiale), dacă îndeplinesc următoarele condiții: 
a. Centrul Local are decizie de înființare de cel puțin un an; se acceptă diferențe de până la cel mult o lună în cazul în care, din cauza planificării Adunărilor Generale ordinare în diferiți ani, perioada dintre Adunările Generale ordinare nu permite împlinirea unui an întreg. 
b. are un număr de cel puțin 10 lideri și 50 de cercetași 
c. are un sediu stabil 
d. dovedește capacitate de gestiune financiară 
e. are putere financiară dovedită prin atragere de fonduri 
f. activul patrimonial, alcătuit din aportul în natură sau în bani al asociaților, este în valoare de cel puțin dublul salariului minim pe economie, la data respectivă. 
Art. 87. Personalitatea juridică permite Centrului local angajarea de personal retribuit. 
Art. 88. Personalitatea juridică permite Centrului local administrarea de centre scout sau de proiecte naționale pe un termen mai lung de un an. 
Art. 89. Centrele Locale cu personalitate juridică au obligația depunerii situației financiare anuale și a altor documente la administrația financiară de care aparțin, conform legilor în vigoare, precum și realizarea unui raport financiar anual (pe baza acestor documente) care este trimis Consiliului Director. 
Art. 90. 
(1) Hotărârea Adunării Generale de acordare a dreptului de obținere a personalității juridice expira într-un an, definit la fel ca la Art. 86, punctul (1) lit. a. 
(2) Dacă un Centru Local care a obținut acordul Adunării Generale pentru obținerea personalității juridice nu reușește să finalizeze procesul în acest termen, Centrul Local trebuie să se prezinte în fața Adunării Generale pentru a obține prelungirea acestui termen, tot în baza criteriilor de la Art. 86. 
Art. 91. 
(1) În cazul în care un Centru Local care a dobândit personalitate juridică, devenind filială, nu mai îndeplinește măcar unul din criteriile de la Art. 86, punctul (1) pentru o perioadă de doi ani, acest Centru Local trebuie să redevină sucursală. 
(2) Dacă conducerea unui Centru Local aflat într-o asemenea situație nu face demersurile necesare pentru închiderea filialei, Centrul Local va fi exclus din ONCR prin decizia Adunării Generale; în urma excluderii, asociația rezultată nu mai are dreptul de a se folosi de numele, sigla sau afilierile ONCR, și nu mai poate angaja asociația în niciun fel. 
(3) La constatarea neîndeplinirii a măcar unuia dintre criterii, un membru al Consiliului Director este delegat pentru a consilia și monitoriza Centrul Local în vederea evitării transformării în sucursală / excluderii, dacă este posibil.

Cum obțin aprobarea Adunării Generale?

  1. Se completează cererea de obținere PJ adresată ONCR (membri.scout.ro/ Resurse).
  2. Cererea împreună cu documentele justificative se trimit în format PDF la adresa de email contact@scout.ro, pentru centralizarea și verificarea informațiilor (dacă se ating toate criteriile, dacă sunt atașate toate documentele, dacă documentele trimise coincid cu ceea ce există în evidențele ONCR).
  3. Te asiguri că ai încărcat pe membri.scout.ro ultimul Proces Verbal care atestă componența actualului Consiliu al Centrului Local (necesar redactării Anexei la Hotărârea Adunării Generale care aprobă înființarea de filială)
  4. Secretariatul ONCR trimite documentele către Consiliul Director pentru verificare și aprobare.
  5. Dacă se aprobă cererea Centrului Local pentru obținerea de PJ de către CD, aceasta este trecută pe Ordinea de zi a Adunării Generale.
  6. Centrul Local are posibilitatea, și totodată responsabilitatea, în fața Adunării Generale a organizației, să-și prezinte solicitarea și să-și susțină cauza – în avans, în mediul online sau alte evenimente sau în timpul Adunării Generale – în pauze
  7. Documentul trece prin votul Adunării Generale (la AG, dacă formatul acesteia permite, CL are ocazia să-și susțină cererea de obținere a PJ).

Cum depun actele la judecătorie după ce s-a obținut votul pozitiv al AG?

  1. Se stabilesc membrii fondatori. Recomandăm ca membrii fondatori să fie membrii Consiliului Centrului Local/ cercetași care și-au dovedit angajamentul și responsabilitatea față de organizație prin implicarea și istoricul lor în organizație, îns. Acești oameni sunt implicați în diverse proceduri birocratice (semnare de documente, depunerea cazierului etc.), motiv pentru care vă recomandăm să aveți o opțiune echilibrată în privința numărului lor.
  2. Se identifică un Cenzor/ Comisie de Cenzori*, care este trecut/ă în Statutul și Actul Constitutiv al Centrului Local**;
    Note: *Dacă sunt mai mult de 100 membri în filială, e necesară o comisie de cenzori, formată dintr-un număr impar de persoane (dintre care cel puțin o persoană îndeplinește anumite condiții, fără ca restul membrilor din comisie să aibă această obligație)
    **Centrul Local nu se poate folosi de statutul de ”filială” până nu obține actele de la Judecătorie și ANAF.
  3. Se creează Statutul și Actul constitutiv al filialei, care respectă Statutul și Regulamentul ONCR. 
    1. Modele: Statut filială, Act constitutiv filială***;
      ***Numele unei filiale are formatul: Organizația Națională Cercetașii României – Filiala “Nume propriu” “Oraș” (nu recomandăm adăugarea Centru Local sau alte detalii; recomandăm adăugarea acronimului acolo unde este posibil, ajută mai ales de exemplu la datele de facturare)
    2. Legislația sub care filiala își va desfășura activitatea este OG 26/2000, aici;
  4. Se trimit cele două documente mai sus menționate către contact@scout.ro:
    1. Echipa Executivă oferă feedback pe documente (documentele au cursivitate, respectă Statutul și Regulamentul ONCR etc.);
    2. Documentele finale, adaptate după feedback se trimit către Consiliul Director pentru aprobare;
  5. În urma aprobării Consiliului Director, Statutul și Actul Constitutiv sunt semnate de membrii fondatori;
  6. Atenție: NU este nevoie de dovada denumirii, fiindcă este o filială a unei asociații deja existente, al cărei nume este deja validat!
  7. Se merge la bancă pentru depunerea capitalului social pentru o asociație în curs de înființare. Acte necesare:
    1. 1 exemplar al Statutului + 1 exemplar al Actului Constitutiv (original și o copie, copia urmând să rămână la bancă); 
    2. Buletinul celui care depune actele (delegatul menționat în Statut și Actul Constitutiv);
    3. Copii ale buletinelor tuturor membrilor fondatori;
    4. Minim 200 lei, contribuție proprie a membrilor fondatori;
    5. Cerere pentru depunerea capitalului social pentru o asociație în curs de înființare (Spre exemplu, la BT, îi spune “Cerere pentru deschiderea relației contractuale și achiziționarea de produse bancare persoane juridice”). Există o cerere standard a băncii, pe care o primiți la ghișeu, punem documentul de la BT ca exemplu.
      1. Se menționează la bancă codul CAEN pe care îl va avea filiala: 9499 (Cod CAEN 9499: Activități ale altor organizații)
      2. A se lua în calcul că durează 2-3 zile deschiderea contului bancar – în funcție de bancă și agenție.
  8. Se merge la avocat / notar pentru atestarea documentelor 
    1. Acte necesare:
      1. Statut și Act Constitutiv, semnate de toți membrii fondatori în 8 exemplare originale (acest număr este o recomandare, minimul fiind de 3), din care un exemplare rămâne la avocat/ notar;
      2. Document care atestă dreptul de folosință a unui spațiu pentru sediul filialei (spre ex., un contract de comodat – model aici) – original și copie;
      3. Copii după cărțile de identitate ale tuturor membrilor fondatori;
      4. Decizia AG de înființare a filialei – original și copie;
      5. Statut ONCR – copie;
      6. Regulament ONCR – copie;
    2. În mod obișnuit, e nevoie ca toți membrii fondatori să fie prezenți la atestare, cu buletinele (în același timp);
  9. Fiecare membru fondator merge la ANAF pentru obținerea cazierului fiscal sau folosește SPV (Spațiul Privat Virtual)
    1. Acte necesare:
      1. Cererea 502 (aici);
      2. Copie după buletin;
    2. Ce trebuie știut despre ridicarea cazierului fiscal:
      1. Procesul este gratuit. Nu trebuie plătită nicio taxă.
      2. Se eliberează de regulă pe loc.
      3. Are valabilitate 30 de zile. Așadar este printre ultimele documente care trebuie ridicate, după ce le avem pe toate celelalte. 
      4. Dacă unul dintre membri nu poate merge personal să-l ridice, poate face procură notarială unei alte persoane (împuternicit) pentru a face demersurile necesare.
      5. Se poate ridica de la orice ANAF (ANAF-ul din orașul în care reședința se află în momentul respectiv), indiferent de domiciliul vostru
  10. Persoana împuternicită prin Actul Constitutiv merge la judecătorie (Judecătoria corespunzătoare cu adresa sediului) pentru depunerea dosarului care conține:
    1. Cerere judecătorie (model aici);
    2. Statutul semnat de toți membrii fondatori și atestat de avocat / notar public (7 exemplare originale);
    3. Act Constitutiv semnat de toții membrii fondatori și atestat de avocat / notar public (7 exemplare originale);
    4. Cazierele fiscale ale membrii fondatori (originale);
    5. Copii ale cărților de identitate ale membrilor fondatori + cenzor/i;
    6. Dovada sediului (1 exemplar original + 1 copie);
    7. Dovada patrimoniului inițial (cei 200 de lei de la bancă) (1 exemplar original + 1 copie);
    8. Hotărârea de înființare a filialei (1 exemplar original + 1 copie);
    9. Statut Organizația Națională Cercetașii României (2 copii);
    10. Regulament Organizația Națională Cercetașii României (2 copii);

Cum procedez cu Judecătoria după ce am depus dosarul?

  1. În termen de 3 zile se emite o planificare (o dată la care se va judeca dosarul cu solicitare de înființare), conform căreia delegatul va primi o scrisoare în plic, la adresa sediului, cu un număr de dosar și o dată ulterioară la care se va discuta dosarul.
    Notă: Planificarea este, de obicei, într-o lună (în scrisoare se specifică data și ora la care se solicită prezența la judecătorie)
  2. Este indicată prezența la fiecare termen întrucât dacă nu e nimeni prezent poate tergiversa dosarul până la termenul maxim de răspuns de 3 luni, nefiind o prioritate pentru instanțe. În plus, în funcție de judecători, pot exista întrebări specifice – iar dacă le poți răspunde pe loc, nu mai treci prin procesul de primire întrebare acasă, cu termen de răspuns etc. (Atenție: Se poate pierde o zi întreagă pentru așteptare, întrucât asociațiile, de obicei, au cea mai mică prioritate).
  3. La termenul stabilit în planificare se merge la judecătorie.
    1. Se verifică înainte dosarul online: click pe Judecătoria corespunzătoare / secțiunea “Dosare” din stânga paginii.
    2. Se merge cu cartea de identitate.
    3. Se solicită la poartă / ghișeul de informații sala unde se află dosarul (ar trebui să fie afișat pe monitoare, în funcție de Judecătorie).
  4. Cum decurge afișarea la judecător:
    1. La prima înfățișare, judecătorul poate începe prin câteva întrebări clasice, prin care stabilește competența instanței, termenele, tipul de probe etc. Acestea sunt niște întrebări care țin de procedurile interne și care nu trebuie să descurajeze. Dacă mergem în sală din timp, cel mai probabil dosarele dinaintea noastră vor primi aceste întrebări-tip – e bine să fim atenți la cum răspund alții. Întrebăm dacă nu se înțelege ceva (dar, de obicei, răspunsul este “da”)
    2. Dacă există nelămuriri cu privire la dosar, judecătorul poate pune întrebări delegatului
    3. În cazul în care se mai dă un termen, este indicat să fii prezent, urmând aceeași pași de la punctele 3.1, 3.2, 3.3.
      Notă: Se poate ca acest al doilea termen să fie doar o formalitate și să nu fie nevoie de prezență
  5. Judecătoria va emite Comunicarea de încheiere finală și o va trimite prin poștă delegatului, la adresa sediului (model de hotărâre).
    ! Există posibilitatea ca înființarea să fie contestată de către un terț. În acest caz, dosarul primește un nou termen și este rejudecat. În funcție de opoziția formulată de către terț (motivul contestării), recomandăm să luați legătura cu un avocat care să vă ghideze pașii și totodată să informați echipa executivă despre acest fapt.
  6. După maxim 10 zile, putem face următori pași:
    1. Cerere la Judecătorie (Registratură) pentru a ridica: Certificatul care atestă înscrierea în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor. 
    2. Cerere la Judecătorie (Registratură) pentru a ridica: Extras de informare din Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor. 
    3. Cerere la Arhiva Judecătoriei pentru a ridica: copii legalizate după Încheiere. 
      Notă: Recomandăm solicitarea mai multor copii legalizate, întrucât alte instituții le vor în copie legalizată.

Cum procedez cu ANAF-ul după ce am depus dosarul?

  1. Persoana împuternicită depune un dosar pentru eliberarea Certificatului de Înregistrare Fiscală (CUI):
    1. Declarația 010 în două exemplare (ambele vor primi număr de înregistrare, iar unul dintre exemplare va fi returnat).
    2. Statut + Act Constitutiv într-un exemplar original + 1 copie conformă cu originalul.
    3. Copie a CI delegat.
    4. Contract comodat (dovada spațiu) în copie (există posibilitatea să ceară și actul de proprietate – dacă contractul de comodat este atestat de un avocat/notar, atunci aceștia au verificat deja actele și ANAF n-ar mai trebui să ceară actul de proprietate. Dacă contractul de comodat nu e atestat, atunci ANAF poate cere și actul de proprietate).
    5. Hotărârea judecătorească, definitivă și irevocabilă – 1 exemplar original.
    6. Se ridică la termenul menționat de ei (câteva zile).
  2. Se face înregistrarea în Registrul entităților/unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale. Se merge cu un dosar:
    1. Formularul 163 – Cerere de înscriere/radiere în/din Registrul entităților/unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale 
    2. Toate actele în original și copie.
  3. În termen de 30 zile după emiterea Certificatului de Înregistrare Fiscală (CUI), trebuie făcută cererea pentru Registrul Unic de Control:
    1. Delegație
    2. Copie CUI
    3. Copie CI delegat
    4. Chitanța cu care s-a plătit (de întrebat la Informații/Registratură, care este suma de plată pentru emiterea primului Registru Unic de Control) – aprox 30 lei
    5. Se ridică la termenul menționat de ei (aprox. 3 zile)

Alte demersuri

Relația cu ONCR

După ce ați trecut prin toți pașii și aveți toate documentele, acestea se trimis în forma scanată pe email la adresa de contact@scout.ro spre informare și arhivare.
Însă, să nu uitați niciodată de organizația – mamă. Toate modificările ulterioare se trimit și către secretariatul ONCR, spre informare și arhivare.

Relația cu Judecătoria și Finanțele ulterior înființării

În istoria Centrului Local intervin diverse modificări legate de schimbarea conducerii sau a Statului sau a sediului. Aceste modificări sunt necesar a fie înregistrate corespunzător și la termen. În urma fiecărui AG care implică modificări ale conducerii sau de Statut este necesară actualizarea datelor la Judecătorie. De asemenea, schimbarea sediului social este necesar a fi anunțată la Finanțe.

Desigur, tot cu aceste instituții vei avea de lucrat și în cazul desființării, dar să începem cu primul pas – Înființarea.

Bancă

Se merge la bancă să finalizăm deschiderea contului, semnăm contractul și obținem codul IBAN. Acte necesare:

  • CI
  • Hotărârea Judecătorească original
  • CUI original
  • Certificatul de înscriere
  • Statutul și Actul constitutiv atestate de judecătorie

Ștampilă

Se merge la orice birou de creat ștampile, împreună cu următoarele acte:

  • Modelul de ștampilă în format vectorial (de introdus un model)
  • Copie CUI (original + o copie)
  • Copie CI (nu toate birourile de ștampile cer asta)

Contabil

  • Contabilul are nevoie de acces la spațiul virtual la ANAF, în numele asociației noastre. Pentru asta, trebuie să facem o procură notarială, pe care contabilul o va depune la ANAF.
  • Apoi, mergem la contabil cu procura și actele asociației
  • Contabilul (sau delegatul) merg la ANAF pentru înscriere:
    • Cererea 150 (model aici)
    • CUI (copie)
    • Procura (original)
    • CI contabil (copie)
  • Contabilul lucrează în baza unui contract de prestări servicii/ contract individual de muncă (mai ales dacă Centru Local are o activitate bogată)/ contract de voluntariat cu fișă de post clară anexată privind responsabilitățile și termenele asumate (în cazul în care activitatea este făcută pro bono)

Impozite și taxe

Acte necesare pentru înregistrarea la taxe și impozite:

  • Dosar cu șină
  • Statut atestat de Judecătorie (original + copie)
  • Contractul de comodat (copie)
  • CI delegat
  • Încheierea judecătorească (original + copie)
  • CUI

1 thought on “Ghid Înființare Filială ONCR”

  1. Loredana Băcanu

    Bună, foarte util documentul. 🙂 Eu aș avea următoarele precizări de făcut:
    – Cf. L 252/ 2003 priv. Registrul Unic de Control, acesta este obligatoriu doar pt persoanele juridice înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului, pentru celelalte categorii de contribuabili fiind opțional.
    – Formularul 010 se depune și cu alte ocazii decât cele enumerate, dar de regulă contabilul intervine aici când apare această situație.
    – Ar fi de evitat contractul de voluntariat pentru contabili, iar aici ar fi mai multe argumente: 1. cf. Art. 3 lit a) și b) din L 78/2014 – L. voluntariatului, contabilul nu se regăsește în definițiile date de ac. lege: ”a) voluntariatul reprezintă participarea voluntarului persoană fizică la activități de interes public desfășurate în folosul altor persoane sau al societății, organizate de către persoane juridice de drept public sau de drept privat, fără remunerație, individual sau în grup; b) activitatea de interes public reprezintă activitatea desfășurată în domenii precum: arta și cultura, sportul și recreerea, educația și cercetarea, protecția mediului, sănătatea, asistența socială, religia, activismul civic, drepturile omului, ajutorul umanitar și/sau filantropic, dezvoltarea comunitară, dezvoltarea socială.” 2. Cf. Art. 10 din L81/1991- L. contabilității: ” (2){…) Prin persoană împuternicită să îndeplinească funcţia de director economic sau contabil-şef se înţelege o persoană ANGAJATĂ ( subl. mea) potrivit legii, care are studii economice superioare şi care are atribuţii privind conducerea contabilităţii entităţii. (3) Contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România. ” . În formularul 010, printre altele, din 2017, a apărut obligativitatea de declarare a modului de angajare a persoanei cu această funcție: externalizat ( membră CECCAR și cu contract de prestări- servicii încheiat) sau internalizat. Deci, externalizarea nu se poate face decât cu contract de prestări servicii, altfel- obligatoriu contract de muncă. Firește, oricine își poate dona venitul/salariul dacă dorește :).

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *