Această decizie este adoptată de Consiliul Director și este în vigoare.

Pentru a asigura un nivel crescut de profesionalism, securitate și coerență în funcționarea și reprezentarea Organizației Naționale „Cercetașii României”, este necesar ca toți cercetașii care activează la nivel național să folosească un cadru comun de lucru, gestionat de ONCR.

Adresele de email @scout.ro  și accesul în Google Workspace sunt gestionate direct de Biroul Național, pe baza unei proceduri interne prin care se verifică și identitatea persoanelor. Această verificare formală oferă o garanție superioară de securitate, chiar înainte de adoptarea unei politici SfH specifice privind identitatea digitală, întrucât putem să legăm fiecare contribuție, fiecare conversație și fiecare acțiune individual de persoana care le semnează. 

Argument suplimentar: utilizarea exclusivă a workspace-ului scout.ro  permite aplicarea uniformă a regulilor GDPR (ex: ștergerea datelor personale la cerere, securitatea informațiilor).

Rezumat

Propunerea de decizie:

Art. 1. Consiliul Director adoptă următoarele principii cu privire la utilizarea resurselor digitale ale ONCR

• Toți cercetașii care reprezintă ONCR la nivel național (membrii Consiliului Director, Echipei Executive, echipelor naționale de voluntari, echipelor de coordonare a contingentelor internaționale – CMT și HoC, precum și formatorii ONCR) au dreptul la o adresă @scout.ro și au obligația să utilizeze exclusiv adresele de email @scout.ro pentru comunicarea internă și externă legată de activitatea națională.
• Conturile pentru Slack sau alte unelte folosite în organizarea internă, accesul în Google Drive și toate mecanismele digitale de colaborare vor fi configurate și utilizate exclusiv prin aceste adrese.
• Toate emailurile vor fi semnate cu numele real al persoanei care le trimite și vor folosi semnătura standard ONCR, adaptată la rolul ocupat.
• Dacă reprezentanții ONCR comunică prin alte canale (WhatsApp, social media etc.), conturile și numerele de telefon utilizate trebuie înregistrate în sistemul informatic al ONCR, pentru a putea fi validate formal la cerere.

Art. 2. Consiliul Director adoptă Slack-ul Cercetașii României și Google Meet (exclusiv în cadrul Google Workspace scout.ro) drept canale autorizate pentru comunicarea în cadrul nivelului național ONCR. Excepții de la această regulă pot fi oferite în situații extreme de către Directorul Executiv, de la caz la caz.

Art. 3. Consiliul Director stabilește că toate documentele noi partajate în sau de către nivelul național al ONCR trebuie create exclusiv într-un Shared Drives din workspace-ul scout.ro în cel târziu 30 de zile de la adoptarea deciziei. Documentele deja existente partajate în sau de către nivelul național al ONCR trebuie mutate într-un Shared Drive în termen de 90 de zile de la data deciziei.

Art. 4. Toate conturile online făcute în interesul Organizației vor fi făcute de pe conturi de email @scout.ro. 

Alinierea cu strategia ONCR

• Contribuie la obiectivele de digitalizare și eficientizare a proceselor interne (Viziunea 2029).
• Sprijină angajamentul organizației privind siguranța digitală și protecția datelor personale.

Schimbări preconizate și impact

• Creșterea coerenței și profesionalismului în comunicarea oficială.
• Eliminarea riscului ca documentele și informațiile organizației să rămână pe conturi private
• Creșterea capacității de a aplica regulile GDPR.

Aplicabilitate pentru tinerii sub 26 de ani

–

Aplicabilitate pentru o organizație de 10x mai mare

Scalabilitate ridicată – regulile devin mai importante pe măsură ce organizația crește, pentru a menține securitatea și coerența.

Buget

Nu există costuri suplimentare majore – licențele Google Workspace și Slack sunt gratuite pentru ONCR prin programele firmelor respective pentru ONG-uri, prin TechSoup sau direct.

Repere legale / statutare

Statut ONCR, Art. 44: Consiliul Director conduce activitatea ONCR între sesiunile AG și emite decizii aplicabile întregii organizații.

Decizia CD Nr. 1177/15.09.2019 privind incompatibilitățile statutare – echipele executive și echipele de contingent sunt asimilate structurilor naționale și intră sub incidența prezentelor reguli.