Pentru a asigura aplicarea unitară, coerentă și responsabilă a Politicii Safe from Harm, a Procedurii Safe from Harm și a procedurilor specifice privind siguranța în activitățile cercetășești, este necesară existența unui sistem îmbunătățit de evidență și documentare a tuturor incidentelor, accidentelor, suspiciunilor și cazurilor de abuz.

Documentarea completă și consecventă a acestor situații:

• sprijină înțelegerea de către toți cercetașii a mecanismelor Safe from Harm;
• normalizează raportarea incidentelor și a situațiilor de risc, urmărirea analizelor de risc și evaluarea măsurilor implementate pentru reducerea lor;
• facilitează învățarea organizațională și diseminarea bunelor practici;
• permite urmărirea istoricului Safe from Harm al tuturor membrilor de către persoanele autorizate;
• susține procesele de certificare Safe from Harm necesare pentru participarea la evenimente naționale și internaționale.
• Respectă obligația de raportare către autorități atunci când legile în vigoare o cer

În prezent, evidența evenimentelor Safe from Harm se realizează prin instrumente disparate (ex. fișiere Google Sheets), cu acces limitat la responsabilii autorizați. Această abordare prezintă unele limite: dificultatea anonimizării automate a datelor, controlul imperfect al accesului, riscul introducerii de date eronate, lipsa unui audit complet al acțiunilor și stocarea separată a informațiilor privind suspendările, verificările de integritate și certificările Safe from Harm.

În acest context, Consiliul Director consideră necesară introducerea unei soluții informatice centralizate, sigure și transparente, care să permită gestiunea unitară a tuturor informațiilor Safe from Harm la nivel local, regional și național.

Rezumat

Propunerea de decizie:

Consiliul Director decide dezvoltarea și implementarea unui Registru unic Safe from Harm, ca soluție software integrată în infrastructura digitală a ONCR, care să centralizeze documentarea incidentelor, investigațiilor, măsurilor și certificărilor Safe from Harm, cu respectarea strictă a principiilor de confidențialitate, necesitate și autorizare.

Art. 1. Consiliul Director decide dezvoltarea unei soluții software care să permită gestiunea centralizată și sigură a tuturor informațiilor privind aplicarea Politicii și Procedurii pentru siguranță în activități cercetășești (Safe from Harm – SfH), la nivel local, regional și național.

Art. 2. Consiliul Director stabilește ca minim necesare pentru această soluție software funcționalitățile documentate în Anexa 1.

Art. 3. Consiliul Director solicită Echipei Executive să formalizeze explicit pașii, acțiunile și măsurile posibile în investigațiile Safe from Harm, astfel încât acestea să poată fi implementate și urmărite coerent într-un sistem informatic.

Art. 4. Consiliul Director mandatează Echipa Executivă să propună actualizări pentru procedurile Safe from Harm pentru a introduce acest Registru Unic ca singurul mecanism de raportare și monitorizare a sistemului Safe from Harm pe care ONCR îl folosește.

Art. 5. Consiliul Director mandatează Echipa Executivă să identifice și să implementeze mecanisme prin care persoanele cu roluri relevante pentru SfH să își asume explicit obligațiile de confidențialitate privind datele personale accesate în exercitarea rolurilor Safe from Harm, prin Registrul Unic Safe from Harm.

Art. 6. Consiliul Director mandatează Echipa Executivă și Responsabilul cu Protecția Datelor cu Caracter Personal numit pentru actualizarea acordurilor și a politicii de retenție a datelor persoanelor relevante (membri și non-membri) în vederea alinierii cu Regulamentul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR) pentru implementarea Registrului, având în vedere și angajamentele de siguranță pe care le avem, precum și excepția GDPR care se referă la acțiunea în interesul protejării unor drepturi ale ONCR.

Art. 7. Consiliul Director solicită Echipei Naționale Safe from Harm să aducă, la finalizarea implementării, toate datele existente despre cazuri Safe from Harm de la introducerea Politicii de protecție a copilului, tânărului și adultului în cercetășie -Safe from Harm, din diferitele soluții de stocare în Registrul Unic Safe from Harm nu mai târziu de sfârșitul anului 2026.

Art. 8. Având în vedere utilitatea acestui registru în alinierea cu standardele Safe from Harm ale WOSM, Consiliul Director stabilește pentru implementarea Registrului Unic Safe from Harm pentru faza de testare cu Centrele Locale să fie nu mai târziu de 31 iulie 2026.

Alinierea cu strategia ONCR

Decizia susține obiectivele strategice ale ONCR privind siguranța cercetașilor, responsabilitatea organizațională, digitalizarea proceselor interne și creșterea încrederii membrilor în mecanismele de protecție, inclusiv acreditarea WOSM pentru SfH.

Schimbări preconizate și impact

• creșterea numărului, calității și coerenței în conținut a raportărilor Safe from Harm;
• întărirea capacității tuturor nivelurilor de a lua decizii pentru siguranță bazate pe date; 
• reducerea riscurilor operaționale și reputaționale pentru cercetași și organizație;
• creșterea transparenței și a încrederii în mecanismele de protecție;
• îmbunătățirea capacității de prevenție și intervenție timpurie.

Aplicabilitate pentru tinerii sub 26 de ani

Registrul standardizează și simplifică interacțiunea cu sistemul național Safe from Harm, înlocuiește documente de proceduri cu interfețe simple și familiare și permite demistificarea unora din procesele Safe from Harm – permițând accesul tuturor, inclusiv a tinerilor, la informații care să ghideze decizii mai bune și să simplifice dificultățile de guvernanță în ce privește Safe from Harm. 

Aplicabilitate pentru o organizație de 10x mai mare

Structura digitală, bazată pe roluri și audit, permite scalarea sistemului fără pierderea controlului, a confidențialității sau a calității proceselor Safe from Harm. 

Buget

Implementarea se va realiza în limita resurselor disponibile, utilizând prioritar capacități interne și soluții existente, urmând ca eventualele costuri suplimentare să fie supuse aprobării Consiliului Director.

Estimare grosieră valoare proiect software la prețul pieței: 100 – 120h * 40 EUR / h = 4000 – 4800 EUR

Repere legale / statutare

Statut ONCR – art. 28 alin. (1) – Consiliul Director conduce activitatea ONCR în intervalul dintre sesiunile Adunării Generale.

Statut ONCR – art. 31 lit. dd) – [Consiliul Director] aprobă procedurile de lucru pentru toate structurile ONCR

Statut ONCR – art. 31 lit. o) – [Consiliul Director] răspunde pentru îndeplinirea obiectivelor strategice şi îndeplinirea hotărârilor Adunării Generale;