Preambul

Organizarea evenimentelor naționale medii și mari, presupune un nivel ridicat de competențe de planificare, coordonare și leadership. În prezent, nu există un parcurs de învățare structurat care să pregătească cercetașii pentru astfel de responsabilități complexe.

Având în vedere contextul internațional (practici similare în alte organizații cercetășești) și nevoia organizațională de creștere a capacității interne, propunem crearea unui program național numit Școala de Evenimente, ca program de formare modular pe durata a 12 luni, cu adresabilitate directă prioritară pentru tinerii sub 30 ani, fără a se rezuma la aceștia.

Școala de Evenimente ONCR este un program menit să ofere tinerilor și adulților oportunități progresive de învățare, mentorat și experiență practică în organizarea de evenimente în ONCR. Programul școlii este unul progresiv, cu evaluare anuală și nivele de dezvoltare, care să permită creștere organică de la evenimente mici locale, la evenimente regionale și naționale, cât și dezvoltare pe dimensiunea dificultate (de la administrativul unei Adunări Generale la evenimente dedicate comunității externe cercetășiei). Programul este menit să ofere competențe certificabile.

Programul va include:

Module teoretice (ghiduri / e-learning / întâlniri online facilitate de către persoane cu experiență pe fiecare subiect)
Etape de progres individual, definite de acțiuni concrete. La intrarea în program va exista o formă de evaluare care situează cercetașul la nivelul 1-2-3 și care oferă informații despre elementele practice și cum poate un cercetaș să le dobândească.
Curriculum modular care să conțină informații și acțiuni practice din domeniile:
- Financiar (Bugetare realistă, Planificare cheltuieli și venituri, Estimare de costuri, Gestiune cash-flow, Decontare și justificare cheltuieli, Raportare financiară, Înțelegerea noțiunilor de sponsorizare și finanțare, Control financiar de bază)
- Management și coordonare de echipe (Organizarea muncii pe obiective, Delegare eficientă, Planificare și prioritizare, Luarea deciziilor, Managementul conflictelor, Comunicare internă clară, Monitorizarea progresului, Feedback și evaluare)
- Marketing și comunicare, PR (Scriere de mesaje clare și adaptate publicului, Comunicare cu părinți, presă, parteneri, Promovare online și offline, Gestionarea imaginii publice, Comunicarea în criză, Relația cu media, Branding de eveniment, Coerență vizuală și de mesaj)
- Logistică și transporturi (Planificarea fluxurilor de transport, Organizarea materialelor și echipamentelor, Aprovizionare, Coordonare echipe logistice, Gestionarea stocurilor, Planificare trasee și timpi, Organizare puncte de distribuție, Adaptare în situații neprevăzute)
- Administrative (Organizare spații de campare, Planificare cazare, Asigurare apă, curent, igienă, Organizare bucătărie de camp, Siguranță alimentară, Relaționare cu furnizori, Management resurse materiale, Control zilnic al condițiilor)
- Legislație, relația cu autoritățile locale, cu terții și autorizații (Înțelegerea cadrului legal de bază pentru evenimente, Relația cu primării, ISU, DSP, Jandarmerie, Pregătirea documentației, Negocierea cu furnizorii, Citirea contractelor, Gestionarea asigurărilor, Respectarea normelor de siguranță, Comunicare instituțională)
- Leadership (Asumarea responsabilității, Luarea deciziilor sub presiune, Motivarea echipei, Stabilirea direcției, Gestionarea crizelor, Autocontrol și echilibru emoțional, Etică și corectitudine, Exemplu personal)
- Importanța programului educativ și sprijinul adult (Înțelegerea scopului educativ al evenimentului, Corelarea logisticii cu programul, Lucru în echipă tineri–adulți, Suport educativ pentru tineri coordonatori, Monitorizarea calității activităților, Adaptarea programului la vârste, Integrarea valorilor cercetășești, Evaluare educativă)
- Siguranță, riscuri și soluții (Identificarea riscurilor, Planificarea măsurilor de prevenție, Intervenție în situații de urgență, Managementul incidentelor, Aplicarea procedurilor Safe from Harm, Coordonare cu serviciile de urgență, Păstrarea calmului în criză, Raportare corectă a incidentelor)
- Roluri și responsabilități (Setarea și Înțelegerea organigramei, Claritatea responsabilităților, Respectarea limitelor de rol, Cooperarea între departamente, Predare–preluare responsabilități, Lucru pe fișă de post, Continuitatea echipelor, Transfer de cunoștințe)

Opțiunea de mentorat cu experiență în organizarea de evenimente.
Posibilitatea de implicare în evenimente locale, regionale și naționale ca parte din echipa de organizare (organizare de Adunare Generală Națională, Forumuri, Festivaluri, Campuri etc) cât și sprijin în înscrierea ca IST sau în planning team la evenimente internaționale
Oferirea de acreditare cercetășească pentru finalizarea modului

Obiectivul final este formarea intenționată, continuă a unor generații de tineri dornici și pregătiți să organizeze evenimente tot mai calitative și mai mari, inclusiv o Jamboreea Națională cu riscuri mai reduse pentru sustenabilitatea evenimentului și capacitatea organizației de a îl susține.

Rezumat

Propunerea de decizie:

Art 1. Consiliul Director aprobă crearea programului Școala de Evenimente ONCR, cu o durată de 12 luni, într-o variantă pilot. Programul – Școala de Evenimente este necesar să urmărească un curriculum modular, cu etape de progres individual clar definite prin acțiuni concrete.

Art 2. Consiliul Director mandatează Echipa Executivă pentru identificarea și formarea unei echipe de voluntari care să definească conceptul pentru implementarea programului, în baza direcțiilor stabilite prin decizie. Inclusiv modul de înscriere a participanților cât și a facilitatorilor, evaluare și re-evaluare a competențelor.

Art 3. Consiliul Director mandatează Echipa Executivă și Echipa de proiect să definească un mod de integrare a oportunităților de învățare practică în cadrul evenimentelor naționale (ex: Adunarea Generală, Forumul tinerilor, Lumina Păcii, Festivalul Luminii etc) și locale, prin parteneriat cu Centre Locale. Cât și în alte evenimente organizate, nu neapărat de cercetași (festivaluri, conferințe etc) cu ai căror organizatori putem să colaborăm sau să semnăm parteneriate.

Art 4. Consiliul Director mandatează echipa de proiect să găsească soluții pentru dezvoltarea de resurse teoretice (ghiduri, checklists, e-learninguri, webinarii, reguli, modele de documente) accesibile online pentru toți participanții, inclusiv în relație cu standardele de evenimente deja dezvoltate.

Art 5. Consiliul Director decide stabilirea unui cadru de colaborare cu alte organizații cercetășești Europene pentru schimb de bune practici și mandatează Comisarul Internațional și Departamentul internațional pentru definirea acestui cadru și implementarea lui.

Art 6. Consiliul Director decide organizarea unui Camp Național de Seniori în 2026 ca parte din Școala de evenimente.

Alinierea cu strategia ONCR

Program educativ: Dezvoltarea competențelor de leadership și management de proiect pentru tineri și adulți.
Sustenabilitate organizațională: Crearea unei baze solide de organizatori pentru evenimentele viitoare, creșterea capacității organizaționale
Participare activă: Implicarea tinerilor în luarea deciziilor și coordonarea activităților.

Schimbări preconizate și impact

Crearea unui parcurs clar pentru formarea cercetașilor în organizarea de evenimente, pe bază de competențe.
Creșterea capacității, calității și sustenabilității organizației în vederea organizării ciclice a Jamboreei Naționale și a altor evenimente locale, regionale, naționale și chiar internaționale.
Implicarea mai largă a membrilor ONCR în organizarea de activități locale și regionale.
Unificarea și standardizarea proceselor și metodelor folosite în organizarea de evenimente
- Dezvoltarea unor unelte standardizate (inclusiv software) care să asiste în dezvoltarea și gestiunea evenimentelor

Impactul asupra Centrelor Locale

Impact direct asupra formării tinerilor și adulților înspre organizarea de evenimente
Impact direct asupra activităților Centrelor Locale prin organizarea de evenimente și activități locale cel puțin din perspectiva administrativă, dacă nu și din perspectiva programului educativ.
Crearea de grupuri de interes pentru dezvoltarea de acțiuni comune între Centrele Locale
Dezvoltarea de oportunități de networking între cercetași

Aplicabilitate pentru tinerii sub 26 de ani

Programul vizează în mod prioritar tineri sub 30 de ani, dar include și adulți. Tinerii vor avea acces la mentorat, formare practică și ocazia de a conduce echipe în contexte reale.

Aplicabilitate pentru o organizație de 10x mai mare

Structura modulară, resursele online și sistemul de mentorat fac ca programul să poată fi scalat ușor pentru o organizație mai mare. Ar putea fi replicate modulele la nivel regional/local, iar mentoratul adaptat la numărul crescut de participanți.

Standardizarea metodelor și practicilor, a competențelor și rolurilor în organizarea de evenimente permite compatibilitate și interoperabilitate între cercetași în așa fel încăt să le fie ușor să lucreze împreună la proiecte mai mari chiar dacă au avut experiențe de formare diferite.

Buget

Dezvoltare de resurse educaționale (design, platformă e-learning, cursuri online zoom)
Camp Național de Seniori 2026 10k euro (care pot să includă resurse materiale, transport, parteneriate, fonduri din alte surse etc)

Repere legale / statutare

Statut articolul 28, alineatul (1) Consiliul Director conduce activitatea ONCR în intervalul dintre sesiunile Adunärii Generale.