Componența și responsabilitățile asumate în Consiliul Director pentru 2018 / 2019

1. Daniela Borontiș – coordonator direcția strategică Sustenabilitate
2. Oana Ghiocea – vicepreședinte, comisar internațional
3. Sabina Grigore – coordonator direcția strategică Calitatea Educației
4. Cristina Farcaș  – membru Consiliul Director
5. Emanuel Hadîmbu – secretar general
6. Vlad Hodor – coordonator direcția strategică Management
7. Andrei Avram – președinte

Întâlniri de lucru / formale

1. Prima întâlnire, la finalizarea Adunării Generale – 22 aprilie 2018, București
2. Întâlnire de transfer cu CD-ul anterior / Ședință trimestrială CD 16 – 17 iunie 2018, București
3. Întâlnire la Forumul de Metode Educative cu reprezentanți ai Regiunii Europene Scout, 1 iunie 2018
4. Întâlnire de lucru și planificare – 14 – 15 iulie 2018, București
5. Ședință trimestrială CD 6 – 7 octombrie 2018, București
6. Training pentru noi Consilii Directoare cu Kevin Camilleri (Președintele Comitetului European) –  7 – 9 decembrie, București
7. Ședință trimestrială CD – 15 – 16 decembrie 2018, București
8. Ședință trimestrială CD – 9 – 10 februarie 2019, Iași

Proiecte Strategice

Un efort semnificativ s-a făcut cu stabilirea și documentarea modului de lucru al Consiliului Director, ca urmare a modificărilor aduse statutului și regulamentului ONCR în Adunarea Generală din 2018.

Consiliul Director a definit patru proiecte strategice care să ajute organizația să se îndrepte către Viziunea 2023. Aceste proiecte sunt definite pe durata întregului mandat, dar în urma evaluării după un an pot suferi modificări. Pentru a face cât mai clare țintele de lucru, au fost stabilite ținte clare de urmărit pentru septembrie 2019.

Cele patru proiecte strategice sunt:

• Proiectul #1: Program atractiv pentru copii și tineri (coordonat de Sabina) – care urmărește dezvoltarea și validarea unui program cercetășesc care să răspundă nevoii tinerilor (atât din punct de vedere al conținutului, cât și ca formă)
• Proiectul #2: Model administrativ sustenabil și scalabil (coordonat de Yeti) – care urmărește documentarea și definirea procedurilor de lucru ale ONCR și îmbunătățiri care pot fi aduse acestora
• Proiectul #3: Cercetășia accesibilă și atractivă pentru adulți (coordonat de Oana) – care urmărește îmbunătățirea abordării pe care o avem față de toți adulții care pot fi conectați de cercetășie (lideri, alumni / cercetași adulți, prietenii cercetășiei)
• Proiectul #4: New tech pentru facilitarea accesului la informație (coordonat de Dana) – care urmărește implementarea unor soluții tehnice pentru rezolvarea unor probleme

Detalii despre țintele stabilite pentru 2019 sunt disponibile aici:

Organizarea rolurilor

Pentru a urmări aceste ținte, dar și pentru a putea respecta hotărârile Adunării Generale cu privire la organizarea ONCR (dorințe care, la rândul lor, respectă recomandările primite în urma evaluării GSAT), Consiliul Director a propus următoarea structură de lucru:

• Consiliul Director exercită un rol decizional, strategic, și conduce organizația prin decizii și poziții. Consiliul Director, de asemenea, își asumă întreaga răspundere (publică / politică) a tuturor proiectelor desfășurate la nivel național;
• Directorul Executiv, împreună cu o echipă de persoane cheie (voluntari / angajați) organizează, coordonează și monitorizează implementările tuturor acțiunilor prevăzute în Proiectele Strategice, pe baza documentelor de poziție pe care Consiliul Director le adoptă;
• Grupurile de lucru dezvoltă activități, politici și poziții în baza documentelor de poziție adoptate de Consiliul Director, sub coordonarea nivelului Directorului Executiv
• Există un nivel vertical / transversal de sprijin care asigură partea de finanțare / secretariat / logistică pentru această structură

Consiliul Director își asumă deopotrivă eventuale modificări necesare pentru a face o astfel de structură funcțională, cât și exercitarea temporară a unora dintre pozițiile din această schemă, în absența altor persoane care să ocupe acele poziții, însă doar cu existența unui plan de ocupare a acelei poziții.

Merită subliniat că, prin asumarea țintelor pe 2019, Consiliul Director intenționează să concentreze toate resursele de care dispune, inclusiv angajații ONCR, pentru îndeplinirea cu prioritate a acelor ținte, în detrimentul altor proiecte și potențiale oportunități ale ONCR.

Mod de lucru

Documentarea modului de lucru al Consiliului Director este un pas important nu doar pentru transparență, ci și pentru asumarea pe termen lung a unor protocoale clare atât pentru membrii acestui Consiliu Director, cât și pentru cele care urmează.

Ne propunem ca, până la sfârșitul mandatului, să putem adopta un Manual de Guvernanță, care să descrie toate aspectele funcționale și logistice ale tuturor nivelurilor ONCR.

Varianta de lucru a procedurii de funcționare a Consiliului Director poate fi consultată aici:

Documente de poziție și poziții adoptate

Prin documentele de poziție, Consiliul Director decide, la nivel strategic, ce ne propunem ca organizație să avem pe un anumit subiect. Aceste documente, conform schemei de lucru de mai sus, sunt preluate de echipe coordonate de nivelul Directorului Executiv și implementate.

Consiliul Director a elaborat și și-a asumat patru astfel de documente:

• Revizuirea Programului Educațional
  http://consiliuldirector.scout.ro/2019/02/25/document-de-pozitie-revizuirea-programului-educational-rap/
• Crearea de standarde de activități cercetășești;
• Politica de Siguranță Personală în Programul Cercetășesc;
  http://consiliuldirector.scout.ro/2019/02/28/pozitie-politica-de-siguranta-personala-in-programul-cercetasesc/
• Propuneri pentru Strategia de Comunicare pentru 2019
  http://consiliuldirector.scout.ro/2019/02/28/pozitie-strategie-de-comunicare-2019/

În prezent, două alte documente sunt în lucru în cadrul Consiliului Director, propunându-ne ca acestea să fie publice înainte de data Adunării Generale, dar după publicarea acestui raport:

• Politica de Educație pentru Dezvoltarea Durabilă în ONCR
• Poziția ONCR cu privire la Spiritualitate

Adițional, Consiliul Director a pregătit o inițiativă de modificare a statutului pentru a introduce rețele (momentan) informale de Centre Locale, pentru a încuraja Centrele Locale să colaboreze în vederea îndeplinirii obiectivelor comune.

Reprezentare și comunicare

Consiliul Director a făcut eforturi deosebite să fie prezent și vizibil la cât mai multe activități în 2018 / 2019 și, în timp ce nu e posibil să fim prezenți peste tot, considerăm că am acoperit o bună parte din activitățile naționale din toată țara.

Le mulțumim tuturor celor care ne invită la activitățile lor și îi încurajăm să o facă în continuare, chiar dacă nu este întotdeauna posibil să răspundem pozitiv invitațiilor pe care le primim.

În luna februarie am început să contribuim la consiliuldirector.scout.ro, un site prin care ne propunem să centralizăm comunicarea proiectelor și inițiativelor Consiliului Director.

Redirecționarea efortului staff-ului

În urma stabilirii proiectelor strategice și a țintelor pentru 2019, am evaluat alături de Directorul Executiv timpul cheltuit de staff-ul ONCR în raport cu aceste proiecte strategice și am decis că există varianta și necesitatea ca anumite servicii care sunt oferite acum tuturor Centrelor Locale să fie limitate pentru a permite staff-ului să lucreze în schema de lucru și pe prioritățile stabilite de CD.

Aceasta înseamnă, spre exemplu, că dacă un Centru Local fără personalitate juridică are, în mod repetat, probleme cu documentele financiare și consumă disproporționat de mult timp și energie Echipei Executive, vom decide să nu mai oferim acel serviciu acelui Centru Local până nu se găsesc soluții, la nivel local, pentru ameliorarea problemei.

De asemenea, asta înseamnă că Consiliul Director își propune să organizeze consultări cu Centrele Locale pentru a găsi soluții prin care acestea să își asume mai multă responsabilitate pentru propria lor activitate.

Probleme și provocări

Trezorier

În prezent, urmărirea execuției bugetare se face exclusiv la nivelul Directorului Executiv. Înțelegerea proceselor financiare ale organizației nu este întotdeauna evidentă, și am avut situații care au devenit dificile din această cauză. Pentru ca Consiliul Director să înțeleagă și să poată urmări, la nivel macro, alinierea bugetului la strategia organizației, este nevoie ca rolul Trezorierului să devină unul de “consultant financiar” al Consiliului Director. Am pregătit o descriere a postului și căutăm în continuare o persoană care să ni se alăture pe această poziție.

Responsabilități statutare de optimizat

Responsabilitățile ce decurg automat din Statutul și Regulamentul ONCR (suspendări și ridicările de suspendare, modalitatea de raportare anuală din partea Consiliului Director) deși ocupă o bună parte din timpul efectiv de lucru al Consiliului Director pentru analiză și vot nu aduc o valoare adăugată înlăturării blocajelor de la nivel local. În consecință, considerăm importantă îmbunătățirea acestor aspecte, în cadrul proiectului strategic #2.