Preambul 

În baza HOTĂRÂRII NR. 9 / 21.04.2024 privind crearea unei proceduri de către Consiliul Director cu privire la gestionarea bugetelor pentru evenimentele Internaționale, Consiliul Director propune procedura detaliată mai jos care are scopul de clarifica modul de creare și gestionare al bugetului evenimentelor internaționale și de a oferi transparență și încredere în organizație. 

Rezumat

Propunerea de decizie:

Consiliul Director aprobă următoarea procedură de lucru pentru organizarea evenimentelor internaționale începând cu organizarea contingentului pentru World Scout Moot 2025 și mandatează echipa executivă pentru:

• Crearea unui format de buget standard pentru evenimentele internaționale cu contingent care să poată să fie ușor de completat indiferent de eveniment
• Crearea unui document de angajament între organizație și participanții la evenimentul internațional indiferent de rol (participant, lider însoțitor sau IST – International Service Team)

Context Procedură

În cazul în care ONCR decide să participe cu un contingent de cercetași la un eveniment internațional, primul pas este ca în urma interviului realizat de către Comisarul Internațional și un membru al echipei Departamentului internațional, la decizia Consiliului Director, se numește un Head of Contingent – Șef de Contingent (HoC). Acesta semnează un angajament cu organizația (anexa 1), document care explică rolul și responsabilitățile sale.

La propunerea Comisarului Internațional, Consiliul Director avizează Contingent Management Team – Echipa de management a contingentului (CMT). CMT este constituit din 3-5 cercetasi (număr care poate să se modifice în funcție de cât de mare e contingentul sau la cererea organizatorilor), care alături de HoC au rolul de a organiza, pregăti și conduce contingentul ONCR la evenimentele internaționale. Aceștia semnează un angajament cu organizația (anexa 2).

În misiunile / întâlnirile de reprezentare, dacă nu este numit un șef de contingent, rolul lui este îndeplinit de un coordonator al delegației (Head of Delegation) care va avea aceleași responsabilități și rol de decizie. Coordonatorul delegației este ales de către Comisarul Internațional sau este Comisarul Internațional. 

Pentru clarificarea gestionării bugetului pentru eveniment, CMT + HoC urmăresc următoarea procedură. 

Procedură cu privire la gestionarea bugetelor pentru Evenimentele Internaționale

Template-ul de buget este standard și este creat de către Departamentul Financiar al ONCR. 

Bugetul estimat este propus de către CMT și HoC, echipă care urmărește la zi și execuția bugetară (însemnând că se înregistrează toate veniturile și cheltuielile înregistrate până la începerea evenimentului și ulterior la maxim 24h de la execuția reală) . 

Bugetul se realizează de către HoC în colaborare cu Comisarul Internațional și Departamentul Financiar al ONCR.

Bugetul conține:

• Contribuția de participare la eveniment / participant sau IST x numărul estimat / țintă de participanți
• Costurile administrative ale ONCR (comisioane tranzacții, costuri administrative cu personalul)
• Minim 50% din contribuția de participare a HoC și CMT la eveniment
• Costurile participării HoC, CMT, și / sau a altor delegați ai lor dacă e cazul, la întâlnirile de pregătire a evenimentului
• Costurile de producere a materialelor de reprezentare ale contingentului
• Costurile de producere / procurare a materialelor necesare standului românesc la momentul internațional (daca este cazul)
• Și orice alte elemente mai sunt necesare pentru participarea în siguranță la eveniment
• Calculul legat de costul final pentru participant
• Fondul pentru situații de urgență și o explicație la ce include

Bugetul este aprobat de către Comisarul Internațional , după o aviziare din partea Directorului Executiv. 

În urma aprobării bugetului, HoC împreună cu CMT au rolul de a defini următoarele aspecte:

• definesc termenele de plată + tranșele (dacă este cazul)
• definesc termenele de posibilitate de retragere din eveniment și înlocuire de participanți, și pragurile de sume care se returnează participantului în funcție de termen. (inclusiv suma minimă peste care dacă se trece nu se mai returnează)
• definesc care este suma care se returnează participantului în cazul anulării evenimentului și termenul ei de plată de 60 de zile calendaristice care începe să curgă de la data intrării în contul ONCR a acestor contribuții.
• definesc care este suma care se returnează în cazul respingerii ulterioare momentului selecției participantului, în cazul în care aceasta nu îi este imputabilă (cum ar fi reducerea dimensiunii contingentului) 
• definesc regulile pentru returnarea / redirecționarea fondurilor nefolosite în cadrul evenimentului, cuantum și termene

Termenele și regulile sunt aprobate de către Comisarul Internațional, în urma verificării lor împreună cu DE.

În timpul perioadei de organizare și în timpul evenimentului, HoC+CMT au responsabilitatea de a urmări la zi bugetul real, executat, prin notarea în același format, sau mai detaliat, toate costurile, cheltuielile și veniturile încasate cu organizarea evenimentului. 

Documentele de decont pentru eveniment se depun la zi sau în aceeași lună pentru a se putea face rectificari în cazul în care este necesar, conform procedurii financiare. 

La finalul evenimentului HoC+CMT finalizează raportarea bugetului (toate veniturile și toate cheltuielile realizate cu desfășurarea evenimentului) în termen de 60 zile. timp în care se depun și documentele de decont către Departamentul Financiar.

Angajament de participare la evenimente internaționale – pentru participanți, lideri însoțitori și IST (International Service Team)

Toți participanții la eveniment, indiferent de rolul pe care îl au, participant, lider însoțitor sau IST, semnează un angajament de participare la eveniment cu organizația.

Angajamentul conține informații legate de eveniment, responsabilități, drepturi și obligații, responsabilități financiare.

Pentru minori, angajamentul este semnat atât de cercetaș, cât și de către părinte sau tutore legal.

Angajamentul este un document semnat de către participant / tutore legal, care se stochează online.

Angajamentul va conține următoarele: 

• Scurtă prezentare a evenimentului, perioadă, loc de desfășurare, organizatori
• Responsabilitatea participantului la eveniment, a liderului însoțitor și al IST
• Menționarea și prezentarea acțiunilor obligatorii pre eveniment (întâlniri de contingent online / fizic)
• Drepturile și obligațiile cercetașului și ale Organizației (respectarea Legii Cercetașului și a Promisiunii, crearea și menținerea unui mediu sigur pentru toți cercetașii, respectarea regulilor Safe from Harm, modul de reprezentare al organizației prin uniformă și comportament, respectiv, dreptul de a fi tratat cu respect, de a se respecta nevoile medicale, alimentare sau de altă formă, de a avea acces la apă, mâncare și condiții decente de igienă, fără a se limita la acestea)
• Condițiile de organizare interna a contingentului care iau în calcul ramurile de varsta participante și regulile de reprezentare
• Elemente ce țin de condiții de participare și la partenerul străin și la noi (de exemplu asigurare medicală privată, curs SfH făcut, șamd)
• O explicație defalcată a costurilor de participare la eveniment, conform bugetului
• Definire a ce se întâmplă dacă exista o retragere înainte de eveniment și termenul până la care se poate retrage o persoană / ce se întâmplă dacă se retrage după termen. Ce suma din contribuție primește participantul în ambele contexte (de ex costurile administrative nu se returnează)
• Dacă există o înlocuire între participanți, cum se întâmplă ea și ce se întâmplă cu contribuția de participare, cum este acoperită

• termenele de plata și ce se întâmplă la depășirea termenelor de plată
• respectiv ce se întâmplă cu suma de bani rămasă la finalul evenimentului. 
• Se va menționa specific că, contribuția de participare către ONCR se face prin Centrul Local, în afara situației în care cercetașul reprezintă Organizația ca parte dintr-o delegație
• o mențiune specială despre cum se modifică angajamentul dacă plata către organizatorii evenimentului se face direct de către participant 
• O mențiune legată de situația unui aviz negativ din partea SfH sau o suspendare înainte / în timpul evenimentului sau alte sancțiuni aplicate de Comisia de Etică, sau retragerea susținerii Centrului Local pentru un cercetaș în perioada de pregătire a contingentului și cum se returnează contribuția de participare în funcție de termenele stabilite pentru eveniment.
• O clarificare cu privire la ce oferă organizatorii evenimentului internațional în termeni de garanții pentru restituirea unor costuri și condițiile ONCR (care conțin și costurile ONCR nerambursabile)

Praguri returnare contribuții de participare

• pentru retragerile involuntare din evenimente, înainte desfășurării acestuia se restituie banii total sau parțial în termen de 60 de zile de la data anunțării retragerii pe canalul oficial (mail către CMT eveniment) (criteriile legate de termen și cuantum sunt definite în funcție de fiecare eveniment, și sunt anunțate în angajament din momentul confirmării participării)
• dupa realizarea decontului intern, ulterior desfășurării evenimentului dacă există sume rămase, se returnează potențialele sume participanților în termen de 60 zile de la finalizarea decontului
• În eventualitatea în care contribuțiile care trebuiesc restituite se află în contul unei terțe persoane fizice sau juridice***, termenul de 60 de zile calendaristice începe să curgă de la data intrării în contul ONCR a acestor contribuții.

***se referă la situațiile în care sumele se află în contul organizatorilor și urmează să fie restituite

Anexa 1 Angajament Șef de Contingent (Head of Contingent)

Denumirea postului:  Șef de Contingent (HoC)

Obiectiv general: Șeful de contingent va avea responsabilitatea de a livra o experiență internațională pozitivă tinerilor cercetași care vor alcătui contingentul ONCR la eveniment

Perioada de activitate: începând cu data semnării prezentului document și până la închiderea financiară și predarea raportului evenimentului (60 de zile de la finalizarea evenimentului)

Responsabil în fața: 

• Pe subiecte de policy, reprezentare, relație cu organizatorii, contexte politice, situații apărute pe parcursul evenimentului răspunde Comisarului Internațional
• Pe subiecte legate de urmărirea bugetului, termeni de plată și reguli de plată, răspunde Directorului Executiv.

Incompatibilități: nu poate fi un membru al unei structuri naționale

Responsabil pentru: 

• Echipa de Management a Contingentului (CMT)
• Membrii contingentului
• IST

Angajament de timp: 3-5 ore/saptamana, disponibilitate de a participa la diferite evenimente pregătitoare, dar și de a organiza întâlniri de pregătire pentru contingent.

Responsabilități:

• stabilirea obiectivelor contingentului, în concordanţă cu obiectivele evenimentului;
• stabilirea și recrutarea unei echipe de management a contingentului (CMT);
• Stabilirea, dezvoltarea și urmărirea bugetului pentru eveniment;
• stabilirea unui identităţi vizuale pentru contingent;
• comunicarea constantă cu organizatorii;
• promovarea din timpul evenimentului;
• realizarea selecţiei contingentului;
• coordonarea pregătirilor contingentului;
• urmărirea centralizării deplasării contingentului la eveniment
• coordonarea contingentului pe durata evenimentului;
• realizarea evaluării evenimentului şi diseminarea experienţei în cadrul organizaţiei.
• păstrarea contactului cu Centrele Locale / Consiliul Director

Experiență necesară:

• are capacitatea de a inspira și conduce tineri și adulți;
• are capacitatea de a planifica acest eveniment și de a avea o viziune de ansamblu asupra lui;
• are abilitatea de a construi relații personale la toate nivelurile și să gestioneze o echipa într-un mod constructiv;
• este flexibil și dispus să se adapteze și să facă compromisuri atunci când este necesar;
• înțelege dimensiunea internaţională a Mişcării Cercetăşeşti și are deschidere față de toţi cercetaşii, indiferent etnie, religie sau orientare sexuală;
• respectă diversitatea, valorile democratice şi drepturile omului;
• este lider/senior/adult în cadrul Organizaţiei Naţionale Cercetaşii României.

Experiență anterioară necesară:

• Experiență în organizarea unui eveniment în interiorul organizației
• Experiență de participare la un eveniment internațional ca IST sau CMT / HOC

Modalități de evaluare:

Personală, în baza responsabilităților mai sus menționate;

Periodică, prin raportare către Directorul Executiv și Comisarul Internațional.

Subsemnatul, ……………………………………., numit de către Organizației Naționale Cercetașii României prin Consiliul Director în data de ……………………………… ca șef de contingent, accept responsabilitatea de a conduce grupul de cercetași la evenimentul internațional…………………………………. și îmi asum mandatul în această funcție, cu toate responsabilitățile, drepturile și obligațiile care decurg din el, așa cum sunt ele listate în fișa de post.

În exercitarea acestui mandat, mă angajez să urmăresc și să reprezint interesele mișcării cercetășești din România cu bună credință și la maximul capacității mele. Accept că, prin asumarea acestui mandat, îmi asum să prioritizez interesele cercetășiei și ale organizației peste cele ale unui Centru Local, ale unei rețele sau ale altor grupuri din care fac parte.

Îmi asum că  că, prin acceptarea acestui mandat, mă angajez că înainte de eveniment și pe toată perioada lui voi prioritiza siguranța și bunăstarea tuturor cercetașilor implicați și mă voi asigura de întoarcerea tuturor cercetașilor în siguranță acasă. 

Data

Semnătura

Anexa 2 Angajament membru Contingent Management Team

Denumirea postului: Membru Contingent Management Team (CMT)

Obiectiv general: Membrul CMT va avea responsabilitatea de a livra o experiență internațională pozitivă tinerilor cercetași care vor alcătui contingentul ONCR la evenimentul internațional.

Perioada de activitate: începând cu data semnării prezentului document și până la închiderea financiară și predarea raportului evenimentului (60 de zile de la finalizarea evenimentului)

Responsabil în fața: Se subordonează direct HoC și Comisarului Internațional

Responsabil pentru: 

• Membrii contingentului
• IST

Programul de lucru: 3-5 ore/saptamana, disponibilitate de a participa la diferite evenimente pregătitoare, dar și de a organiza întâlniri de pregătire pentru contingent.

Responsabilități:

• Îndeplinirea obiectivelor contingentului, în concordanţă cu obiectivele evenimentului;
• Dezvoltarea și urmărirea bugetului pentru eveniment;
• Stabilirea unui identităţi vizuale pentru contingent;
• Promovarea evenimentului;
• Realizarea selecţiei contingentului;
• Coordonarea pregătirilor contingentului;
• Coordonarea contingentului pe durata evenimentului;
• Centralizarea deplasării contingentului la eveniment și sprijinirea cercetașilor dacă este necesar sau administrarea deplasării unitare a contingentului
• Realizarea evaluării evenimentului şi diseminarea experienţei în cadrul organizaţiei.

Cercetașul are următoarele competențele:

• are capacitatea de a inspira și conduce tineri și adulți;
• are capacitatea de a planifica, urmări și gestiona proiecte;
• are abilitatea de a construi relații personale la toate nivelurile 
• este flexibil/ă și dispus/ă să se adapteze și să facă compromisuri atunci când este necesar;
• înțelege dimensiunea internaţională a Mişcării Cercetăşeşti și are deschidere față de toţi cercetaşii, indiferent etnie, religie sau orientare sexuală;
• respectă diversitate, valorile democratice şi drepturile omului;
• este lider/senior/adult în cadrul Organizaţiei Naţionale Cercetaşii României.

Experiență anterioară necesară:

• Experiență în organizarea unui eveniment în interiorul organizației
• Experiență de participare la un eveniment internațional ca participant, IST sau CMT / HOC

Modalități de evaluare:

Personală, în baza responsabilităților mai sus menționate;

Periodică, prin raportare către Șeful de contingent și Comisarul Internațional.

Subsemnatul, ……………………………………., numit de către Organizației Naționale Cercetașii României prin Consiliul Director în data de ……………………………… ca șef de contingent, accept responsabilitatea de a conduce grupul de cercetași la evenimentul internațional…………………………………. și îmi asum mandatul în această funcție, cu toate responsabilitățile, drepturile și obligațiile care decurg din el, așa cum sunt ele listate în fișa de post.

În exercitarea acestui mandat, mă angajez să urmăresc și să reprezint interesele mișcării cercetășești din România cu bună credință și la maximul capacității mele. Accept că, prin asumarea acestui mandat, îmi asum să prioritizez interesele cercetășiei și ale organizației peste cele ale unui Centru Local, ale unei rețele sau ale altor grupuri din care fac parte.

Îmi asum că  că, prin acceptarea acestui mandat, mă angajez că înainte de eveniment și pe toată perioada lui voi prioritiza siguranța și bunăstarea tuturor cercetașilor implicați și mă voi asigura de întoarcerea tuturor cercetașilor în siguranță acasă. 

Data

Semnătura