Structura ONCR

Pe baza modificărilor de Statut și Regulament aprobate de Adunarea Generală a ONCR în 2018 legate de atribuțiile Consiliului Director (CD) și ale Directorului Executiv (DE), și anume transferarea responsabilității coordonării echipelor naționale în sarcina DE, CD propune o nouă organigramă ONCR. 

Astfel ne dorim să avem:

• o diferențiere clară între rolurile decizionale și executive în organizație
• echipe de lucru de nivel național care să lucreze în oglindă cu planificarea strategică și cu prioritățile anuale și planul calendar propus de CD
  • Sunt echipe de lucru specializate/concentrate pe un singur domeniu sau proiect, pentru a livra rezultatele dorite într-un timp scurt, menținând un mediu deschis, prietenos și dinamic în echipă;
• o echipă de oameni care să gestioneze echipele de lucru ocupându-se de managementul voluntarilor care activează la nivel național (un management eficace și eficient), care să încurajeze cercetașii să se înscrie în echipele naționale, să asigure o comunicare transparentă către CL privind mandatul pentru care au fost numiți și rezultatele așteptate;
• procese de lucru eficiente, care să ajute definirea și urmărirea proiectelor pe fiecare structură, cu nivelul de detalii potrivit pentru acea structură (CD dă direcții și primește rapoarte sintetice, echipele de lucru primesc documentele de poziție și feedback și oferă planuri de acțiune și rezultate).

Organigrama propusă este:

• Nivelul decizional este reprezentat de Consiliul Director, care raportează Adunării Generale ONCR.
• Nivelul executiv este format din Directorul Executiv, Biroul Executiv, Coordonatorii Strategici, echipele de lucru și cele corespunzătoare diferitelor departamente.
• Directorul Executiv raportează Consiliului Director și are în coordonare directă Biroul Executiv și legal și operațional pe coordonatorii strategici și echipele de lucru. Totodată, Directorul Executiv gestionează nivelul Coordonatorilor Strategici din perspectiva MOVIS (recrutare, monitorizare, evaluare).
• Biroul Executiv este format din angajați sau voluntari, care raportează direct Directorului Executiv.
• Coordonatorii Strategici sunt contractați și în relații operaționale cu Directorul Executiv, iar numirea lor este validată de către Consiliul Director și raportează în mod direct acestuia. De asemenea, au în coordonare echipele de lucru și echipele corespunzătoare diferitelor departamente.
• Echipele de lucru și echipele corespunzătoare diferitelor departamente raportează Coordonatorilor Strategici.

Responsabilitățile principale pentru fiecare poziție nou definită sunt după cum urmează:

Directorul Executiv:

• Elaborează și se asigură de implementarea planului operațional al organizației în concordanță cu planul strategic al organizației.
• Stabilește structura și componența Echipei Executive (alcătuite atât din angajați cât și din voluntari), pe care o trimite pentru aprobare spre Consiliul Director, și este responsabil de managementul acesteia (cu sprijinul Coordonatorilor Strategici).
• Asigură comunicarea în interiorul organizației între nivel local – regional – național și comunicarea și reprezentarea externă a organizației, în acord cu planul strategic
• Dezvoltă și implementează procedurile de management și standardele de calitate
• Este responsabil de managementul financiar al organizației și ordonator principal de credite
• Elaborează, împreună cu președintele, la finele fiecărui an, bugetul anual de venituri și cheltuieli pentru anul următor, pe baza propunerilor Coordonatorilor Naționali și Echipei Executive

Coordonatorii strategici:

• Sunt voluntari și/sau angajați care gestionează echipele de voluntari din perspectiva MOVIS (recrutare, contractare, motivație, implicare, managementul provocărilor/așteptărilor, asigurarea resurselor necesare, etc).
• Contribuie la crearea planului operațional trienal (în concordanță cu planul strategic) și oferă feedback în definitivarea acestuia.
• Colaborează cu Directorul executiv pentru a asigura implementarea proiectelor strategice și accesul voluntarilor la toate resursele necesare, consolidând planurile operaționale și oferind feedback oricând necesar.
• Urmăresc status-ul implementării proiectelor, le consolidează și trimit raport trimestrial către CD.
• Dau feedback pe conținut (basic: logică, relevanță, suficiente informații, etc) și se asigură că acestea urmăresc direcțiile strategice din brief.

Echipele de lucru:

• = echipe formate din voluntari, experți pe ariile pe care le vizează, a căror gestiune administrativă și operațională este realizată de unul dintre ei (numit în continuare “responsabil echipă de lucru”).
• Urmăresc câte o arie din proiectele strategice, având un obiectiv clar definit (în brieful primit de la CD). 
• Sunt coordonate de Coordonatorii Strategici și Directorul Executiv.
• Contribuie cu feedback la definitivarea planului operațional trienal.
• Creează planul de acțiune pentru aria din proiectul strategic pentru care și-au asumat responsabilitatea și implementează acțiunile aprobate de CD (din planul de acțiune).

Departamentele de lucru:

• = echipe formate din voluntari, a căror gestiune administrativă și operațională este realizată de unul dintre ei (numit în continuare “responsabil echipă de lucru”).
• Nu au un mandat din partea Consiliului Director, activitatea lor fiind transversală proiectelor și proceselor din organizație; facilitează procese recurente (ex: relații internaționale, comunicare, fundraising, etc), în vederea îndeplinirii obiectivelor din planul operațional trienal..
• Sunt coordonate de Coordonatorii Strategici și Directorul Executiv. Un caz aparte îl reprezintă Departamentul Internațional, care colaborează în mod direct cu Comisarul Internațional (așa cum este menționat și în Statutul ONCR).
• Creează un plan de acțiune pe baza informațiilor primite de la echipele de lucru, Directorul Executiv și Coordonatorii Strategici, ținând cont de nevoile și procesele existente în organizație.
• Contribuie cu feedback la definitivarea planului operațional trienal.

Responsabilul echipei de lucru:

• Gestionează din punct de vedere administrativ echipa de voluntari (coordonează ședințele de lucru, urmărește îndeplinirea task-uri, gestionează bugetul echipei și raportarea financiară, se asigură de respectarea rolurilor în echipă, etc)
• Are același statut ca și ceilalți membri din echipă în realizarea și implementarea planului de acțiune
• Menține o comunicare constantă cu Coordonatorul Strategic în timpul implementării proiectului (status legat de implementarea proiectului, documente finalizate, pentru a fi aprobate/pentru feedback, transmitere nevoi, propuneri buget, etc)
• Contribuie cu feedback la definitivarea planului operațional trienal.

Procesul de comunicare și luare de decizii

Pentru a facilita transferul de informații a fost definit un proces de comunicare și luare de decizii, prezentat mai jos.

Acțiunea face parte din proiectul Moving on finanțat prin programul Messengers of Peace, pentru a crește dezvoltarea organizațională care permite replicarea unui model administrativ și pedagogic la toate nivelurile cercetășești.

The activity is part of the Moving on project funded by the Messengers of Peace program, to increase the organizational development that allows the replication of an administrative and pedagogical model at all levels of Scouting.