Preambul
Odată cu recomandarea Consiliului Director în ceea ce privește organizarea campurilor regionale și naționale ca urmare a unor inițiative locale, pornite de la nivelul local în beneficiul membrilor organizației, dar și a adoptării noului Framework ONCR, este necesară clarificarea anumitor aspecte care țin de acest proces.
Astfel, documentul de poziție își propune stabilirea unui cadru general pentru organizarea evenimentelor cercetășești regionale și/ sau cele locale cu deschidere națională în anul cercetășesc 2019-2020 și pornește de la premisa că acestea au loc în urma coagulării unor inițiative în plan local, ale unor grupuri locale de cercetași sau ale unei/ unor Rețele de Centre Locale.
Aceste direcții de lucru au caracter tranzitoriu până la definitivarea și aprobarea Standardului de activitate.
Rezumat
- Centrul Local, Rețeaua sau grupul de Centre Locale își anunță intenția de a organiza un eveniment regional sau național completând formularul lansat de către Echipa de evenimente sau comunicând direct cu membrii acesteia.
- Echipa de organizare a unui eveniment primește sprijin din partea Echipei de evenimente în organizarea evenimentului după direcțiile de lucru menționate mai jos.
- Echipa de organizare implementează evenimentul asumat.
- La final, echipa de organizare transmite un raport sumar de eveniment, urmând structura propusă pentru Raport al unui eveniment național în cadrul Procedurii de lucru a Consiliului Director.
Direcții de lucru pentru monitorizarea evenimentelor în anul cercetășesc 2019-2020:
- Se definește în acest context și se aliniază la prezenta procedură evenimentele organizate de Centrele Locale care presupun participarea a cercetașilor din mai mult de două Centre Locale.
- Echipa de Evenimente numește o persoană de contact pentru eveniment; persoana de contact se va asigura că echipa de organizare îndeplinește următoarele:
- Programul urmărește Metoda Scout și răspunde priorităților strategice ale organizației
- Echipa de organizare a definit și comunicat programul, taxa de participare (ce include taxa de participare) către participanți și evenimentul este adăugat în calendarul național de evenimente scout.ro/calendar
- Safe from Harm este integrat și are niște măsuri clare: este respectat Codul Galben, liderii implicați în organizarea evenimentului și liderii însoțitori parcurg modulul de e-learning legat de Protecția Copilului, se implementează practica listening ear
- A fost definită și comunicată locația în care se va desfășura evenimentul și la aceasta sunt asigurate: apă potabilă, spațiu de campare proporțional cu numărul țintă de participanți, acces la un punct medical (spital, dispensar în apropiere) etc.
- Persoana de contact din echipa de organizatori va consolida informații legate de necesarul logistic pentru eveniment, iar în funcție de posibilitate și disponibilitate, acestea vor fi predate din inventarul ONCR, prin proces verbal și returnate către ONCR la finalul evenimentului.
- Evenimentele respectă procedura financiară a organizației și desemnează o persoană care are responsabilitatea financiară a evenimentului.
- Se folosesc conturile bancare ale organizației pentru fluxul corect al intrărilor și ieșilor pentru eveniment. Dacă echipa de coordonare a evenimentului identifică o filială care poate sprijini acest demers, managementul financiar al evenimentului este delegat către o filială. În cazul în care echipa de organizare cere sprijin pe partea pedagogică, persoana de contact din Echipa de Evenimente va redirecționa echipa de organizare a evenimentului către persoane care au fost coordonatori/ membri în echipele de programe din evenimentele naționale/ regionale trecute.
- Persoana din Echipa de Evenimente facilitează comunicarea Echipei de Organizare cu alte persoane/ echipe/ niveluri ale organizației, în funcție de nevoie.
- În funcție de situație și de disponibilitate, persoana de contact din partea Echipei de Evenimente se va înscrie să ajute în echipa de organizare a evenimentului, pentru a oferi sprijin punctual și pe durata acestuia.
- După finalizarea evenimentului și trimiterea raportului, Echipa de Evenimente poate recunoaște oficial echipele care urmăresc și implementează cele de mai sus (mențiune pe site-ul scout.ro și o distincție oferită echipei de organizare).
Alinierea cu Strategia ONCR
Ne propunem ca, prin organizarea de evenimente la toate nivelurile, dezvoltate dinspre inițiativele locale spre cele regionale și apoi naționale, liderii, membri activi ai organizației noastre, să beneficieze de experiența conceperii și implementării unor evenimente de calitate care să asigure experiențe pozitive atât pentru copiii și tinerii cercetași, cât și pentru voluntarii implicați.
Considerăm că acest document răspunde obiectivelor ONCR de a avea lideri autentici, de calitate și pregătiți, dar și de a face pașii necesari către regionalizare.
Schimbări preconizate și impact
Structurarea procesului de organizare a evenimentelor regionale sau naționale cu scopul de a facilita și încuraja apariția și dezvoltarea inițiativelor locale în această direcție.
Buget
Nu este cazul.