Ghid Înființare Filială ONCR – versiunea 2.0

Context

În contextul în care Organizația noastră cunoaște o creștere semnificativă a numărului de membri și extinderea mișcării pe aproape tot teritoriul țării, considerăm că este necesară o mai bună structurare a modului administrativ în care lucrăm. 

Astfel, încurajăm Centrele Locale să opteze pentru mai multă autonomie din punct de vedere financiar, administrativ și al reprezentării și să ajute în același timp structura națională să se focuseze pe  alte elemente ale strategiei Organizației.

Dacă ați ajuns la acest document înseamnă că ați avut încrederea să faceți acest pas mare sau vreți să aflați mai multe detalii despre ce presupune acest proces pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Deși este un proces complex și poate anevoios la început din punct de vedere al documentelor ce sunt fi pregătite, noi suntem aici să vă sprijinim în drumul valoros către o filială. Aici veți găsi toți pașii, de la obținerea aprobării Adunării Generale, până la ridicarea prețioaselor documente cu certificarea personalității juridice.

Definirea termenilor

Organizația Națională Cercetașii României este constituită în baza OG 26/2000 ca asociație. Asociațiile, așa cum suntem și noi, nu se înregistrează la Registrul Comerțului, la fel ca o firmă, ele se înregistrează pentru constituire la Judecătorie și ulterior constituirii, se va înregistra la Direcția Finanțelor Publice, cu un cod de identificare fiscal. Judecătoria și Finanțele sunt cele două instituții cu care ținem în permanență comunicarea, la care avem informațiile actualizat la zi / la termene și care ne asigură legalitatea în România.

O asociație poate avea structurile locale / teritoriale în care se desfășoară activitatea, în cazul nostru avem Centre Locale, care juridic pot avea statutul de sucursală sau filială. Ambele structuri funcționează în baza Statutului și Regulamentului ONCR, dar sunt câteva aspecte care le diferențiază.

Ce înseamnă Sucursală?

Sucursala conform legislației este o structură teritorială fără personalitate juridică, constituită prin Hotărârea Adunării Generale. În termeni statutari, este un Centru Local a cărui reprezentare juridică și financiară este realizată de organizația – mamă, adică Organizația Națională Cercetașii României. Astfel, toate documentele oficiale sunt semnate de către directorul executiv / președintele organizației, toate cheltuielile sunt înregistrare la nivel național etc..

Ce înseamnă Filială?

Filiala conform legislației este o structură teritorială cu personalitate juridică, cu organe de conducere proprii și cu patrimoniu propriu. În termeni statutari, este un Centru Local autonom din perspectivă juridică și financiară.

Detaliem mai jos punctele importante care vă pot determina decizia:

Avantaje / Drepturi:

  • Să semnați singuri contractele de sponsorizare / donații.
  • Să depuneți formularele 2%, după același format recomandat de echipa executivă, dar semnând singuri borderourile și împuternicirile.
  • Să eliberați adeverințe de voluntariat pentru cei care au fost activi în Centru Local.
  • Să depuneți cereri de finanțare în nume propriu, fără să treceți prin procedura adresată sucursalelor, mai puțin în cazul în care finanțarea depășește 50.000 de EUR.
  • Să eliberați chitanțe nominale pentru cotizațiile primite de la fiecare membru în parte.

Responsabilități / Obligații:

  • Să trimiteți anual bilanțul și balanța depuse de Centru vostru Local, către echipa executivă.
  • Să țineți contabilitatea la zi întrucât sunteți autonom din punct de vedere financiar
  • Să aveți un cont bancar pentru care se plătesc comisioane de administrare

Dacă decizia este să demarați procesul de obținere a PJ, citiți articolele din Statut și Regulament care fac referire la acest proces, și hai să pregătim împreună dosarul vostru!

Cum obțin aprobarea Adunării Generale?

  1. Se completează cererea de obținere PJ (Anexa 01) adresată ONCR (membri.scout.ro / Resurse).
  2. Cererea împreună cu documentele justificative se trimit în format PDF la adresa de email contact@scout.ro, pentru centralizarea și verificarea informațiilor (dacă se ating toate criteriile, dacă sunt atașate toate documentele, dacă documentele trimise coincid cu ceea ce există în evidențele ONCR).
  3. Te asiguri că ai încărcat pe membri.scout.ro ultimul Proces Verbal care atestă componența actualului Consiliu al Centrului Local (necesar redactării Anexei la Hotărârea Adunării Generale care aprobă înființarea de filială)
  4. Secretariatul ONCR trimite documentele către Consiliul Director pentru verificare și aprobare.
  5. Dacă se aprobă cererea Centrului Local pentru obținerea de PJ de către CD, aceasta este trecută pe Ordinea de zi a Adunării Generale.
  6. Centrul Local are posibilitatea, și totodată responsabilitatea, în fața Adunării Generale a organizației, să-și prezinte solicitarea și să-și susțină cauza – în avans, în mediul online sau alte evenimente sau în timpul Adunării Generale – în pauze
  7. Documentul trece prin votul Adunării Generale (la AG, dacă formatul acesteia permite, CL are ocazia să-și susțină cererea de obținere a PJ).

Cum depun actele la judecătorie după ce s-a obținut votul pozitiv al AG?

  1. Se stabilesc membrii fondatori. Recomandăm ca membrii fondatori să fie membrii Consiliului Centrului Local / cercetași care și-au dovedit angajamentul și responsabilitatea față de organizație prin implicarea și istoricul lor în organizație. Acești oameni sunt implicați în diverse proceduri birocratice (semnare de documente, depunerea cazierului etc.), motiv pentru care vă recomandăm să aveți o opțiune echilibrată în privința numărului lor.
  2. Se identifică un Cenzor / Comisie de Cenzori, care este trecut/ă în Statutul al Centrului Local;
  3. Se creează Statutul filialei, care respectă Statutul și Regulamentul ONCR. 
    1. Model: Statut filială (Anexa 02);
    2. Legislația sub care filiala își va desfășura activitatea este OG 26/2000, aici;
  4. Se trimite Statutul către contact@scout.ro:
    1. Echipa Executivă oferă feedback pe document (documentul au cursivitate, respectă Statutul și Regulamentul ONCR etc.);
    2. Documentul final, adaptat după feedback se trimite către Consiliul Director pentru aprobare;
  5. În urma aprobării Consiliului Director, Statutul este semnat de membrii fondatori;
  6. Atenție: NU este nevoie de dovada denumirii, fiindcă este o filială a unei asociații deja existente, al cărei nume este deja validat!
  7. Se merge la bancă pentru depunerea capitalului social pentru o asociație în curs de înființare. Acte necesare:
    1. 1 exemplar al Statutului (original și o copie, copia urmând să rămână la bancă); 
    2. Buletinul celui care depune actele (delegatul menționat în Statut);
    3. Copii ale buletinelor tuturor membrilor fondatori;
    4. Contribuție proprie a membrilor fondatori (nu mai există o valoare minimă pentru patrimoniul inițial al unei asociații, recomandăm 100 lei);
    5. Cerere pentru depunerea capitalului social pentru o asociație în curs de înființare. Există o cerere standard a băncii, pe care o primiți la ghișeu, punem documentul de la BT ca exemplu (Anexa 03)
      1. Se menționează la bancă codul CAEN pe care îl va avea filiala: 9499 
      2. A se lua în calcul că durează 2-3 zile deschiderea contului bancar – în funcție de bancă și agenție.
  8. Fiecare membru fondator merge la ANAF pentru obținerea cazierului fiscal sau folosește SPV (Spațiul Privat Virtual)
    1. Acte necesare:
      1. Cererea 502 (aici) (Anexa 04);
      2. Copie după buletin;
    2. Ce trebuie știut despre ridicarea cazierului fiscal:
      1. Procesul este gratuit. Nu trebuie plătită nicio taxă.
      2. Se eliberează de regulă pe loc.
      3. Are valabilitate 30 de zile. Așadar este printre ultimele documente care trebuie ridicate, după ce le avem pe toate celelalte. 
      4. Dacă unul dintre membri nu poate merge personal să-l ridice, poate face procură notarială unei alte persoane (împuternicit) pentru a face demersurile necesare.
      5. Se poate ridica de la orice ANAF, indiferent de domiciliul vostru
  9. Persoana împuternicită prin Statut merge la judecătorie pentru depunerea dosarului care conține documentele enumerate mai jos. Toate documentele, constitutive sau de modificare / actualizare sunt valabile sub semnătură privată – semnătura voastră în original, de mână. Există o singură excepție, pe care o detaliem mai jos, atunci când patrimoniul inițial conține imobile (clădiri / terenuri), caz în care trebuie să mergeți la notar.
    1. Cerere judecătorie (model aici) (Anexa 05);
    2. Statutul semnat de toți membrii fondatori și (7 exemplare originale);
    3. Cazierele fiscale ale membrii fondatori (originale);
    4. Copii ale cărților de identitate ale membrilor fondatori + cenzor/i;
    5. Dovada sediului (1 exemplar original + 1 copie);
    6. Hotărârea de înființare a filialei (1 exemplar original + 1 copie);
    7. Statut Organizația Națională Cercetașii României (2 copii);
    8. Regulament Organizația Națională Cercetașii României (2 copii);

Excepție în cazul în care patrimoniul inițial cuprinde imobile

9* Dacă patrimoniul inițial cuprinde imobile este necesară atestarea documentelor care se depune la Judecătorie la avocat / notar. 

Acte necesare DOAR pentru cazul în care patrimoniul cuprinde imobile (clădiri / terenuri):

9*.1. Statutul semnat de toți membrii fondatori în 8 exemplare originale (acest număr este o recomandare, minimul fiind de 3), din care un exemplare rămâne la avocat / notar;

9*.2. Document care atestă dreptul de folosință a unui spațiu pentru sediul filialei (spre ex., un contract de comodat – model aici) (Anexa 06) – original și copie;

9*.3. Copii după cărțile de identitate ale tuturor membrilor fondatori;

9*.4. Decizia AG de înființare a filialei – original și copie;

9*.5. Statut ONCR – copie;

9*6. Regulament ONCR – copie;

În mod obișnuit, e nevoie ca toți membrii fondatori să fie prezenți la atestare, cu buletinele (în același timp); întrucât nu am avut niciodată această situație în ONCR este posibil ca lista de documente enunțate mai sus să aibă completări.

Cum procedez cu Judecătoria după ce am depus dosarul?

  1. În termen de 3 zile se emite o planificare (o dată la care se va judeca dosarul cu solicitare de înființare), conform căreia delegatul va primi o scrisoare în plic (model citație) (Anexa 07), la adresa sediului, cu un număr de dosar și o dată ulterioară la care se va discuta dosarul.
  2. Este indicată prezența la fiecare termen întrucât dacă nu e nimeni prezent poate tergiversa dosarul până la termenul maxim de răspuns de 3 luni, nefiind o prioritate pentru instanțe. În plus, în funcție de judecători, pot exista întrebări specifice – iar dacă le poți răspunde pe loc, nu mai treci prin procesul de primire întrebare acasă, cu termen de răspuns etc. (Atenție: Se poate pierde o zi întreagă pentru așteptare, întrucât asociațiile, de obicei, au cea mai mică prioritate).
  3. La termenul stabilit în planificare se merge la judecătorie.
    1. Se verifică înainte dosarul online: click pe Judecătoria corespunzătoare / secțiunea “Dosare” din stânga paginii.
    2. Se merge cu cartea de identitate.
    3. Se solicită la poartă / ghișeul de informații sala unde se află dosarul (ar trebui să fie afișat pe monitoare, în funcție de Judecătorie).
  4. Cum decurge afișarea la judecător:
    1. La prima înfățișare, judecătorul poate începe prin câteva întrebări clasice, prin care stabilește competența instanței, termenele, tipul de probe etc. Acestea sunt niște întrebări care țin de procedurile interne și care nu trebuie să descurajeze. Dacă mergem în sală din timp, cel mai probabil dosarele dinaintea noastră vor primi aceste întrebări-tip – e bine să fim atenți la cum răspund alții. Întrebăm dacă nu se înțelege ceva (dar, de obicei, răspunsul este “da”)
    2. Dacă există nelămuriri cu privire la dosar, judecătorul poate pune întrebări delegatului
    3. În cazul în care se mai dă un termen, este indicat să fii prezent, urmând aceeași pași de la punctele 3.1, 3.2, 3.3.
  5. Judecătoria va emite Comunicarea de încheiere finală și o va trimite prin poștă delegatului, la adresa sediului (model de hotărâre) (Anexa 08).

! Există posibilitatea ca înființarea să fie contestată de către un terț. În acest caz, dosarul primește un nou termen și este rejudecat. În funcție de opoziția formulată de către terț (motivul contestării), recomandăm să luați legătura cu un avocat care să vă ghideze pașii și totodată să informați echipa executivă despre acest fapt.

  1. După maxim 10 zile, putem face următori pași:
    1. Cerere la Judecătorie (Anexa 09) (Registratură) pentru a ridica: Certificatul care atestă înscrierea în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor. Ar trebui să primiți un document care arată cam așa.
    2. Cerere la Judecătorie (Anexa 10) (Registratură) pentru a ridica: Extras de informare din Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor. Ar trebui să primiți un document care arată cam așa.
    3. Cerere la Arhiva Judecătoriei (Anexa 11) pentru a ridica: copii legalizate după Încheiere. 

Termen de eliberare documente – până la 10 zile.

Cum procedez cu ANAF-ul după ce am depus dosarul?

  1. Persoana împuternicită depune un dosar pentru eliberarea Certificatului de Înregistrare Fiscală (CUI):
    1. Declarația 010 (Anexa 12) în două exemplare (ambele vor primi număr de înregistrare, iar unul dintre exemplare va fi returnat).
    2. Statut într-un exemplar original + 1 copie conformă cu originalul.
    3. Copie a CI delegat.
    4. Contract comodat (Anexa 13) (dovada spațiu) în copie (există posibilitatea să ceară și actul de proprietate – dacă contractul de comodat este atestat de un avocat / notar, atunci aceștia au verificat deja actele și ANAF n-ar mai trebui să ceară actul de proprietate. Dacă contractul de comodat nu e atestat, atunci ANAF poate cere și actul de proprietate).
    5. Hotărârea judecătorească, definitivă și irevocabilă – 1 exemplar original (cea primită prin poștă, cum că s-a încheiat procesul).
    6. Se ridică la termenul menționat de ei (câteva zile). Ar trebui să primiți un document care arată cam așa (Anexa 14)
  2. Se face înregistrarea în Registrul entităților / unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale. Se merge cu un dosar:
    1. Formularul 163 – Cerere de înscriere / radiere în / din Registrul entităților / unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale – de descarcă de pe anaf.ro.

Se primește răspuns sub forma Formularului 164 (Anexa 15)

  1. Toate actele în original și copie.
  2. În termen de 30 zile după emiterea Certificatului de Înregistrare Fiscală (CUI), trebuie făcută cererea pentru Registrul Unic de Control (Anexa 16):
    1. Delegație
    2. Copie CUI
    3. Copie CI delegat
    4. Chitanța cu care s-a plătit (de întrebat la Informații / Registratură, care este suma de plată pentru emiterea primului Registru Unic de Control) – aprox 30 lei
    5. Se ridică la termenul menționat de ei (aprox. 3 zile)

Alte demersuri

Relația cu ONCR

După ce ați trecut prin toți pașii și aveți toate documentele, acestea se trimis în forma scanată pe email la adresa de contact@scout.ro spre informare și arhivare.

Însă, să nu uitați niciodată de organizația – mamă. Toate modificările ulterioare se trimit și către secretariatul ONCR, spre informare și arhivare.

Relația cu Judecătoria și Finanțele ulterior înființării

În istoria Centrului Local intervin diverse modificări legate de schimbarea conducerii sau a Statului sau a sediului. Aceste modificări sunt necesar a fie înregistrate corespunzător și la termen. În urma fiecărui AG care implică modificări ale conducerii sau de Statut este necesară actualizarea datelor la Judecătorie. De asemenea, schimbarea sediului social este necesar a fi anunțată la Finanțe.

Desigur, tot cu aceste instituții vei avea de lucrat și în cazul desființării, dar să începem cu primul pas – Înființarea.

Bancă

Se merge la bancă să finalizăm deschiderea contului, semnăm contractul și obținem codul IBAN. Acte necesare: 

  • CI
  • Hotărârea Judecătorească original
  • CUI original
  • Certificatul de înscriere
  • Statutul atestat de judecătorie

Ștampilă (opțional)

Se merge la orice birou de creat ștampile, împreună cu următoarele acte:

  • Modelul de ștampilă în format vectorial (de introdus un model)
  • Copie CUI (original + o copie)
  • Copie CI (nu toate birourile de ștampile cer asta)

Contabil

  • Contabilul are nevoie de acces la spațiul virtual la ANAF, în numele asociației noastre. Pentru asta, trebuie să facem o procură notarială (Anexa 17), pe care contabilul o va depune la ANAF.
  • Apoi, mergem la contabil cu procura și actele asociației
  • Contabilul (sau delegatul) merg la ANAF pentru înscriere:
    • Cererea 150 (model aici) (Anexa 18)
    • CUI (copie)
    • Procura (original)
    • CI contabil (copie)
  • Contabilul lucrează în baza unui contract de prestări servicii / contract individual de muncă (mai ales dacă Centru Local are o activitate bogată) / contract de voluntariat cu fișă de post clară anexată privind responsabilitățile și termenele asumate (în cazul în care activitatea este făcută pro bono)

Impozite și taxe

Acte necesare pentru înregistrarea la taxe și impozite:

  • Dosar cu șină
  • Statut atestat de Judecătorie (original + copie)
  • Contractul de comodat (copie)
  • CI delegat
  • Încheierea judecătorească (original + copie)
  • CUI

Semnatura eletronică calificată (eronat menționată în lege drept “semnătură electronică extinsă”

Se poate utiliza pentru semnarea documentelor digitale sau pentru semnarea PV ale CD sau AG.

Furnizori recomandați: Digisign, CertSign

Cost aprox. 30 EUR/ an

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *