Procedura de lucru a Consiliului Director

I. Cine poate propune și introduce subiecte pe agenda Consiliului Director

Subiectele pot fi introduse pe ordinea de zi sau agenda Consiliului Director doar de către un membru al Consiliului Director, fie în pregătirea unei întâlniri trimestriale sau extraordinare, fie prin e-mail către membrii Consiliului Director. În ceea ce privește propunerea spre dezbatere a unui subiect, dreptul revine următorilor:

1. Oricărui membru al Consiliului Director;
2. Directorului Executiv;
3. Oricărui coordonator executiv al unei echipe de lucru (echipe naționale);
4. Oricărui membru al unui Consiliu al Centrului Local, dacă propunerea este susținută de cel puțin doi membri ai Consiliului Director și prezentată CD de către aceștia, fie pentru a fi dezbătută în cadrul ședinței în al cărei termen de pregătire se încadrează – atunci când necesită dezbatere, fie pentru a fi supusă votului Consiliului Director. Astfel, este necesar ca membrul unui Consiliu al unui Centru Local să ia legătura cu Secretarul CD pentru a expune propunerea pe care dorește să o introducă pe agenda următoarei ședințe a Consiliului Director. Secretarul trimite mail cu informațiile primite către CD  și verifică dacă sunt cel puțin două persoane care doresc să susțină propunerea. Responsabilitatea pregătirii propunerii pe formatul indicat la capitolul III și trimiterea acesteia către Consiliul Director revine membrilor CD care își asumă susținerea propunerii. Această etapă are atât rol de filtru pentru propunerile care ajung în dezbaterea sau agenda de lucru a Consiliului Director, cât și de oferire de feedback. În cazul în care solicitantul nu obține susținerea a minimum doi membri ai Consiliului Director, propunerea nu poate fi adăugată pe ordinea de zi a unei întâlniri sau supusă la vot.

II. Când pot fi introduse subiecte pe agenda Consiliului Director

Consiliul Director poate primi propuneri de subiecte pentru agendă în tot timpul anului. Propunerile pot fi primite numai prin e-mail, cele trimise prin intermediul altor canale de comunicare nu vor fi luate în considerare.

Pentru a adăuga un subiect pe ordinea de zi a unei întâlniri a Consiliului Director, cei numiți la capitolul I se vor adresa Secretarului CD. Acesta, la rândul său, are obligația de a trimite spre informare către Consiliul Director draftul agendei, cuprinzând subiectele trimise până în acel punct, cu două săptămâni înainte de a avea loc întâlnirea CD. În continuare, cei numiți la capitolul I pot introduce subiecte pe ordinea de zi până la termenul limită de o săptămână înainte de desfășurarea unei întâlniri CD. După expirarea acestui termen limită, Secretarul CD are obligația de a publica draftul final al ordinii de zi. În același timp, membrii Consiliului Director vor avea obligația de a se informa cu privire la propunerile introduse pe ordinea de zi, citi rapoartele primite și pregăti subiectele pe care doresc să le susțină în cadrul întâlnirii.

În cazuri excepționale sau de forță majoră, pe ordinea de zi pot fi introduse și ulterior subiecte, finalizarea agendei rămânând la decizia Consiliului Director. Se consideră caz excepțional orice situație care implică risc pentru organizație sau necesită acțiune urgentă, dacă Consiliul Director decide că se încadrează sub această definiție, cu condiția ca subiectul să fie pregătit în liniile stipulate în cadrul capitolului III.

Ordinea de zi este considerată finală doar în urma votului membrilor Consiliului Director asupra acestui punct la începutul întâlnirii.

III. Ce poate fi trimis Consiliului Director spre informare, consultare sau dezbatere și în ce format

În perioada destinată pregătirii unei întâlniri a Consiliului Director, acesta poate primi propuneri din partea celor enumerați la capitolul I și rapoarte individuale din partea fiecărui membru CD (cerință obligatorie în vederea pregătirii unei întâlniri a Consiliului Director), raport al Echipei Executive, rapoarte ale unor evenimente naționale, rapoarte sintetice ale proiectelor strategice (la cererea a cel puțin unui membru al Consiliului Director sau a Directorului Executiv), rapoarte ale trezorierului ONCR (cerință obligatorie în vederea pregătirii unei întâlniri a Consiliului Director). Este necesar ca propunerile și rapoartele să respecte următoarele formate:

• Formatul unei propuneri

Pentru a putea fi luată în considerare în vederea introducerii sale în dezbaterea sau pe agenda de lucru a Consiliului Director, este necesar ca propunerea să fie primită în perioada alocată pregătirii unei întâlniri, sub următorul format:

• Preambul (motivație, context);
• Rezumat (va conține neapărat propunerea de decizie);
• Alinierea cu Strategia ONCR și încadrarea acestuia într-unul dintre proiectele strategice (dacă e cazul);
• Schimbări preconizate și impact;
• Propunere de buget (dacă e cazul).

Astfel, propunerea nu trebuie să depășească două pagini de document și va conține un preambul, unde va fi expusă motivația și descris contextul actual; un rezumat, în cadrul căruia vor fi oferite informații clare despre propunere, perioada și echipa de implementare, dacă este cazul; va fi punctat modul în care propunerea se aliniază cu Strategia ONCR și proiectul strategic sub care poate fi introdusă; un paragraf dedicat schimbărilor preconizate prin implementarea propunerii în cadrul organizației, alături de impactul așteptat; propunerea de buget necesar pentru implementarea propunerii, menționat minimum în cifre (opțional într-un format grafic simplificat).

Propunerile pot fi primite doar în format online (Google Docs sau Word online), cu tabelul conținând bugetul redactat anexat propunerii (recomandat Google Sheets).

• Formatul unui raport

1. Raport de activitate al unui membru al Consiliului Director
2. Raport al unui eveniment național
3. Raport sintetic al unui proiect strategic
4. Raport al trezorierului ONCR

a. Raport de activitate al unui membru al Consiliului Director

Acest tip de raport va fi completat de toți membrii Consiliului Director cu o săptămână înainte de întâlnirea CD, respectând următorul format (toate informațiile vor fi adăugate cu bulletpoints, pentru o urmărire facilă a activităților desfășurate):

• Documente / decizii finalizate (cu link-uri)
• Documente / decizii în lucru (cu link-uri)
• Sarcini finalizate
• Sarcini în lucru 
• Reprezentare

b. Raport al unui eveniment național

Acest tip de raport va fi trimis atât Consiliului Director, cât și Directorului Executiv, la maximum 6 săptămâni de la finalizarea evenimentului. Raportul va fi redactat de către coordonatorul evenimentului, alături de echipa de organizare, respectând următorul format:

• Scurtă descriere a evenimentului (maximum jumătate de pagină de Google Doc);
• Echipa de organizare a evenimentului (cu focus pe relaționarea între membrii echipei de organizare, relaționarea cu coordonatorul, feedback asupra modului de lucru al coordonatorului);
• Programul (obiective, ținte ale Proiectelor Strategice și modul în care programul evenimentului s-a aliniat cu programul pedagogic al ONCR);
• Participanții (cu focus pe componenta de lideri însoțitori – aici este secțiunea în care pot aduse observații și făcute sugestii cu privire la ce și cum poate fi îmbunătățit în formarea liderilor însoțitori);
• Financiar (bugetul evenimentului prezentat grafic, într-o formă simplificată, defalcat pe categorii de cheltuieli);
• Inventar (o listă a achizițiilor realizate în pregătirea și derularea efectivă a evenimentului, care se încadrează în inventarul ONCR).

c. Raport sintetic al unui proiect strategic

Acest tip de raport se va trimite la cererea (a cel puțin unui membru al) Consiliului Director sau la cererea Directorului Executiv, respectând următorul format:

• Descrierea narativă a activității întreprinse de către echipa de lucru în perioada dintre ultimul raport transmis Consiliului Director și prezent (maximum o jumătate de pagină-o pagină, în Google Doc; se va descrie echipa de lucru și se vor menționa obiectivele acesteia);
• Proiecte asumate de către echipa de lucru (punctate cu bulletpoint; se va menționa atât statusul acestora, cât și inițiativele viitoare);
• Bugetul executat de către echipa de lucru în perioada dintre ultimul raport transmis Consiliului Director și prezent (prezentat grafic);
• Planul de lucru pentru următorul trimestru;
• Observații (dacă este cazul).

d. Raport al Echipei Executive

Acest tip de raport va trimis Consiliului Director de către Directorul Executiv în perioada de pregătire a unei întâlniri CD sau, între întâlniri, la cererea Consiliului Director, respectând următorul format:

• Sumarul activității întreprinse de către Echipa Executivă în perioada dintre cele două rapoarte (vor fi menționate și provocările cu care Echipa Executivă se confruntă);
• Statusul proiectelor lansate spre finanțare sau deja finanțate (descriere punctuală);
• Reprezentarea ONCR în alte structuri (va fi inclus un sumar al întâlnirilor la care Directorul Executiv a participat și deciziile luate în urma acestora);
• Planul de lucru pentru următorul trimestru;

e. Raport al trezorierului ONCR

Acest tip de raport va fi trimis spre informare cu o săptămână înainte de întâlnirea CD și prezentat Consiliului Director în cadrul acesteia. Raportul va fi redactat de către trezorierul ONCR în consultare cu Directorul Executiv, respectând următorul format:

• Descrierea situației financiare curente a ONCR (format narativ, maximum o jumătate de pagină Google Doc);
• Stadiul execuției bugetului agreat (se va menționa dacă există probleme, întârzieri etc.)
• Riscuri și propuneri pentru atenuarea lor (secțiune narativă, inclusă doar dacă este cazul).

În cazul în care o propunere de subiect nu intră în aria de competență a Consiliului Director, aceasta va fi redirecționată de către membrul Consiliului Director care a preluat-o către structura competentă. În situația în care nu există o structură competentă, Consiliul Director va formula o recomandare.

IV. Ordinea de zi

Consiliul Director votează calendarul întâlnirilor pentru următorul an (la începutul anului calendaristic, cercetășesc sau la prima întâlnire după Adunarea Generală). Acesta va fi public pentru membrii ONCR, astfel încât aceștia să dispună de o perioadă de timp suficientă pentru a formula propuneri pentru ordinea de zi și a obține susținerea a cel puțin doi membri CD, care, ulterior, să le pregătească și prezinte.

Responsabilitatea pregătirii ordinii de zi îi revine Secretarului CD, după cum urmează:

• Secretarul CD va trimite draftul ordinii de zi către Consiliul Director spre consultare sau completare cu minimum două săptămâni înainte de întâlnirea CD. Membrii Consiliului Director pot în continuare introduce subiecte pe agenda de lucru în această etapă, cu condiția de a fi pregătite conform cerințelor stipulate la capitolul III.
• Secretarul CD face public draftul final al ordinii de zi către membrii ONCR cu minimum o săptămână înainte de întâlnirea Consiliului Director. În această etapă, membrii ONCR nu mai pot formula propuneri pentru ordinea de zi a întâlnirii, fiind posibil ca acestea să fie introduse, prin intermediul a cel puțin doi membri CD, pentru ședința următoare – dacă necesită dezbatere, sau pentru vot online în perioada dintre două întâlniri.

Ordinea de zi devine finală odată cu votul asupra acesteia în deschiderea întâlnirii Consiliului Director.

V. Pregătirea unei întâlniri a Consiliului Director

În pregătirea unei întâlniri, membrii Consiliului Director au obligația să:

• Citească și să se informeze asupra propunerilor primite;
• Citească rapoartele primite din partea coordonatorilor executivi (liderilor) unei echipe de lucru, a unei echipe de organizare a unui eveniment național, a trezorierului sau a celorlalți membri CD;
• Redacteze raportul individual de activitate, acoperind perioada dintre întâlnirea anterioară și prezent; pentru acest pas, focusul va fi pe îndeplinirea task-urilor asumate;
• Pregătească susținerea punctelor de pe ordinea de zi care au fost preluate de la Centrele Locale sau pe care un membru sau mai mulți le introduc individual.

VI. Desfășurarea unei întâlniri a Consiliului Director

O întâlnire a Consiliului Director al ONCR se va desfășura după cum urmează:

1. Se votează ordinea de zi finală de către membrii Consiliului Director;
2. Se prezintă, dezbat și votează punctele de pe ordinea de zi legate de înființări, desființări și/sau suspendări;
3. Se discută rapoartele individuale de activitate ale membrilor CD;
4. Se discută raportul Echipei Executive;
5. Se discută rapoartele evenimentelor naționale, dacă este cazul;
6. Se discută rapoartele sintetice de activitate ale coordonatorilor executivi (liderilor) ai echipelor naționale;
7. Se prezintă raportul trezorierului ONCR;
8. Se prezintă și dezbat propunerile Centrelor Locale introduse pe ordinea de zi de către minimum doi membrii ai Consiliului Director a căror susținerea a fost obținută. Deciziile se vor lua cu majoritate simplă de voturi a persoanelor prezente cu drept de vot;
9. Odată supuse la vot, deciziile nu mai pot fi alterate sau negociate. Negocierea, feedback-ul asupra unei propuneri de decizie sunt posibile doar înaintea supunerii la vot. În cazul în care există o majoritate a membrilor CD care susține introducerea unor amendamente asupra propunerii de decizie ulterior supunerii acesteia la vot, se va vota împotriva propunerii curente, urmând să se reia votul pentru propunerea modificată;
10. Consiliul Director agreează modul în care va comunica unitar deciziile luate în cadrul întâlnirii, indiferent de opiniile individuale ale membrilor CD.

Totodată, la invitația Consiliului Director, pot participa la întâlnire și alte persoane pentru a prezenta subiecte relevante pentru ordinea de zi. Invitații nu vor avea drept de vot.

VII. Acțiuni și responsabilități în urma unei întâlniri a Consiliului Director

În urma unei întâlniri a Consiliului Director, membrii acestuia vor avea următoarele responsabilități:

• Comunicarea întâlnirii pe canalele social media;
• Redactarea și transmiterea raportului sintetic al punctelor principale din cadrul întâlnirii CD;
• Urmărirea implementării deciziilor de către coordonatorul de Direcție Strategică sau de către cei care propun respectiva decizie.  
• Urmărirea periodică a sarcinilor asumate de către membrii Consiliului Director. Această responsabilitate revine membrului CD delegat, iar frecvența cu care se realizează verificarea îndeplinirii sarcinilor este stabilită de către Consiliul Director.

VIII. Decizii luate între două întâlniri ale Consiliului Director

Fără a impune înlocuirea întâlnirilor fizice trimestriale sau extraordinare ale Consiliului Director, acesta poate discuta și lua decizii și folosind sisteme informatice (e-mail). În cazul deciziilor online, acestea se vor lua cu majoritate simplă de voturi a tuturor membrilor Consiliului Director. Ulterior, deciziile online vor fi arhivate, fără ca această procedură să le afecteze accesibilitatea.

Modalitatea de comunicare online în cadrul Consiliului Director în vederea luării unei decizii presupune 5 etape:

1. Propunerea inițială + consultare internă CD
2. Integrare feedback și vot preliminar CD
3. Publicare propunere și colectare feedback, pentru deciziile care presupun consultarea membrilor ONCR
4. Integrare feedback  membri ONCR
5. Vot final

Etapa de consultare internă CD impune oferirea de feedback pe propunerea unei decizii/ documentului de poziție/ procedurii etc. Aceasta poate varia ca și durata de la 3 la 10 zile în funcție de complexitatea subiectului.
Se poate solicita prelungirea perioadei de consultare dacă subiectul sau contextul impune, la aprecierea oricărui membru din CD.
În faza de consultare internă CD pentru decizii oricare membru al Consiliului Director poate supune la vot solicitarea de a include decizia în procesul de feedback. Documentele de poziție intră automat în acest proces.

Etapa de integrare a feedbackului membrilor CD durează 1 săptămână și intră în responsabilitatea inițiatorului(ilor) propunerii de decizie/documentului de poziție. Aceasta presupune analiza și integrarea feedback-ului și a propunerilor primite din partea membrilor CD.

După integrarea feedback-ului, în cazul în care documentul de poziție/propunerea de decizie va fi trimisă spre consultare, este necesară o etapă de vot preliminar, pentru a avea un acord de principiu legat de varianta documentului/ propunerii de decizie ce va fi publicată. Termenul limită pentru vot este, similar cu votul final, de 5 zile.

Etapa de publicare propunere și colectare feedback implică o consultare deschisă cu membri, cu Centrele Locale, cu experți în diferite domenii, pe o perioadă de 2 săptămâni, după consultarea internă CD.
Propunerile de decizie vor fi publicate ca articole pe site-ul Consiliului Director (https://consiliuldirector.scout.ro), iar mecanismul de colectare a feedback-ului va fi prin e-mail, la adresa Secretarului Consiliului Director, care va fi menționată pe site pentru fiecare propunere de poziție/decizie publicată, alături de calendarul procesului de consultare/decizie.
Secretarul CD are responsabilitatea de a colecta feedbackul, care va fi notat într-un capitol separat al documentului intern ce conține propunerea, cu numele și datele de contact ale membrilor/persoanelor care fac propuneri/dau feedback.

Etapa de integrare feedback durează 1 săptămână și presupune analiza și integrarea feedbackului și a propunerilor primite din partea membrilor, a Centrelor Locale și a experților în documentul ce va fi supus spre vot.
Responsabil pentru conducerea discuțiilor în Consiliul Director pe marginea feedback-ului și pentru integrarea acestuia este inițiatorul(i) documentului de poziție/deciziei.

Etapa de vot presupune supunerea, de către inițiatorul subiectului, a propunerii de decizie la vot.
Etapa de vot presupune exprimarea votului, fără feedback, în termen de maxim 5 zile din momentul deschiderii etapei de vot. Recomandarea este să se folosească aceeași terminologie, pentru o evidență cât mai clară, și anume: Pentru, Împotrivă, Abținere (atunci când există conflict de interes).
La 5 zile de la transmiterea propunerii de decizii, se impune un reminder și/ sau comunicarea directă către persoanele care nu și-au exprimat votul.
Pentru a închide o decizie, toți membrii CD trebuie să își exprime opțiunea.
Pentru o funcționare optimă, membrii Consiliului Director trebuie să anunțe perioadele de indisponibilitate mai mari de 7 zile.

Prin introducerea perioadei de consultare în organizație Consiliul Director nu își propune să facă un referendum la nivel național pentru fiecare decizie mare pe care o ia – Consiliul Director continuă să își asume responsabilitatea direcției ONCR, pentru care au fost aleși în funcție de către Adunarea Generală. Scopul acestei consultări este acela de a crea un spațiu de feedback prin care putem împreună să ne asigurăm că acea direcția este cea bună.

Atunci când un membru al Consiliului Director sau Directorul Executiv trimit propuneri de decizii care implică vot prezumat și un termen limită (de principiu 3 zile, cu posibilitatea prelungirii la cererea unui membru CD), membrii CD nu își vor exprima votul cu excepția situațiilor în care doresc să aducă amendamente propunerii sau sunt împotriva acesteia. Decizia va fi considerată ca fiind adoptată dacă niciun membru al Consiliului Director nu își exprimă un vot împotrivă sau un punct de vedere până la expirarea termenului limită.

Următoarele subiecte se aduc în procedură de vot prezumat: 

• Deschidere/Închidere cont bancar cu acces online banking; 
• Schimbare delegat cont bancar.

IX. Documentele de poziție

Sunt considerate documente de poziție acele documente care definesc direcția strategică în funcție de diferitele proiecte sau poziții pe care Consiliul Director și le asumă. Astfel, fiecare nouă poziție a organizației necesită redactarea unui document de strategie, ce poate fi elaborat de unul sau mai mulți membri ai Consiliului Director, trimis spre consultare și dezbatere Consiliului și spre feedback către alte structuri naționale (dacă este cazul), iar, în final, aprobat prin vot de întregul CD.

Documentul va descrie poziția organizației pe un anumit subiect și va detalia strategia pe care Consiliul Director o dezvoltă în acest sens. În etapa de elaborare a documentului, echipa sau membrul CD care își asumă responsabilitatea dezvoltării acestuia va propune Consiliului Director un calendar de implementare și raportare. Calendarul va menționa termenele pentru raportare, Consiliul Director având posibilitatea de a introduce noi termene doar în mod excepțional. Sunt considerate termene momentele în care Consiliul Director poate interveni prin feedback asupra livrabilelor și direcțiilor stabilite prin documentul de poziție.

X. Transparență

Cu scopul de a asigura o guvernanță transparentă, deciziile Consiliul Director vor fi publicate, conform Regulamentului ONCR, de către Secretarul CD către Centrele Locale. Publicarea acestora se va realiza în termen de șapte zile de formularea lor. În cazul deciziilor luate fără unanimitate de voturi, publicarea numelor membrilor Consiliului Director în cadrul unei decizii se efectuează numai la cererea acestora.

Secretarul CD va elabora un document rezumativ pe baza procesul verbal al unei întâlniri a Consiliului Director, care va fi apoi avizat de către Consiliul Director și circulat către membrii ONCR prin e-mail de către Secretarul CD în intervalul de timp stipulat la Art. 50 al Regulamentului ONCR, cu modificările și completările ulterioare (șapte zile).

XI. Conflictul de interese

În contextul funcționării și procedurii de lucru a Consiliului Director, se consideră conflict de interese orice situație în care unul sau mai mulți membri CD sunt implicați în mai multe interese, indiferent de natura acestora, care pot afecta luarea imparțială a deciziilor de către aceștia. În urma constatării unui conflict de interese, membrul sau membrii Consiliului Director implicați se vor retrage din procesul de vot cu scopul de a menține imparțialitatea și corectitudinea acestuia.

XII. Angajamentul de asumare al mandatului

Membrii Consiliului Director vor semna un angajament de asumare al mandatului, pe modelul creat, în termen de maximum 1 lună de la confirmarea în funcție, ca asumarea formală, juridică a pozițiilor de membri în CD.