Statutar, în ONCR, schimbarea de mandat de la un Consiliu Director la altul are loc o dată la trei ani, în urma Adunării Generale Trienale. Fiecare membru al noului Consiliu Director este ales prin vot secret în Adunarea Generală, urmând ca șase membri și un Președinte să formeze următorul CD.
Această procedură își propune să asigure o tranziție cât mai lină dar și concisă de la un Consiliu Director la altul, urmarea acesteia fiind garanția că nu se va pierde informație odată cu predarea de mandat, iar noul CD va porni la drum cu o imagine de ansamblu clară și cât mai aproape de realitate a organizației la momentul respectiv.
Pregătirea planului de tranziție
Înainte de încheierea mandatului, Consiliul Director va pregăti un plan de tranziție, care va include cinci părți esențiale:
- O prezentare a proiectelor finalizate în cadrul mandatului curent, însă care necesită o formă de follow-up.
- O prezentare a proiectelor și situațiilor din organizație care sunt încă deschise la data transferului de mandat. Pentru o preluare cât mai eficientă din partea noului Consiliu Director, va fi necesar ca proiectele sau situațiile deschise să fie descrise detaliat, alături de pașii făcuți deja și rezultatele care ar fi trebuit obținute.
- O prezentare a cadrului operațional / structurii organizației: care sunt echipele de lucru, la ce lucrează fiecare echipă, care sunt mecanismele agreate pentru raportare și feedback. Poate fi util de specificat și care au fost voluntarii cheie din structura curentă și care au fost procesele la care au avut o contribuție semnificativă.
+ mecanisme de raportare și feedback strategic
- O listă a proiectelor sau obiectivelor pe care fostul Consiliu Director nu a reușit să le înceapă. Noul CD poate decide dacă există, printre acestea, proiecte sau obiective prioritare.
- O listă de lucruri învățate pe parcursul mandatului / de greșeli făcute pe care noul CD le poate evita și din care poate învăța.
Planul de tranziție va fi prezentat și discutat cu noul CD într-o ședință de transfer (recomandabil a fi organizată în primele două săptămâni după preluarea mandatului) în care se vor întâlni cel puțin Președintele și Vicepreședintele fostului Consiliu Director cu întreaga echipă a noului Consiliu Director.
Aspecte administrative
Există și o categorie de aspecte administrative privind modul de funcționare al CD, prin care fostul CD își pierde accesul la diverse documente / aplicații și noul CD primește acces:
- membrii noului CD primesc emailuri cu prenume.nume@scout.ro
- organizarea unui nou canal de #consiliuldirector pe Slack (sau altă aplicație de comunicare internă) și arhivarea celui vechi
- organizarea unui canal de transfer pe Slack (sau altă aplicație de comunicare internă)
- Conturi in ClickUp (sau altă aplicație utilizată) pentru management taskurilor
- Actualizare listă email consiliul.director@scout.ro
- Actualizare acces pe google drive CD
- Actualizare conturi pe consiliuldirector.scout.ro
- Actualizare acces pe membri.scout.ro
- Schimbarea statutului cu noii membrii (cazier fiscal de la fiecare membru)
- Schimbarea semnăturilor autorizate în bancă
- Actualizare scout.ro
- Comandă de cărți de vizită
- Semnătură digitală pentru noul Președinte și Secretar
Tot administrativ, la ‘Ceremonia’ de Transfer, nice to have: eșarfe de CD, badge, uniformă, steag etc.
Primii pași ai noului CD
Asumarea angajamentului
Înainte de prima întâlnire a noului Consiliu Director, Președintele va pregăti, pentru fiecare membru, un angajament. Prin semnarea angajamentului, membrul CD:
- acceptă responsabilitatea conferită de Adunarea Generală și își asumă mandatul de trei ani în această funcție cu toate responsabilitățile, drepturile și obligațiile care decurg din el, așa cum sunt ele exprimate în legile din România și în Statutul și Regulamentul organizației.
- se angajează să urmărească și să reprezinte interesele mișcării cercetășești din România cu bună credință și la maximul capacității sale.
- acceptă că, prin asumarea acestui mandat, își asumă să prioritizeze interesele cercetășiei și ale organizației peste cele ale unui Centru Local, ale unei rețele sau ale altor grupuri din care face parte.
- renunță, pe perioada mandatului, la toate funcțiile și calitățile incompatibile pe care le deține în cadrul ONCR și se angajează să asigure transferul / acoperirea acestor responsabilități în termen de maximum o lună de la confirmarea alegerii sale.
- își afirmă adeziunea la Misiunea Cercetășiei și la Viziune, angajându-se să își concentreze energia și acțiunile spre îndeplinirea acesteia.
- se angajează să își respecte toți colegii de Consiliu Director și să susțină public, alături de ei, toate deciziile pe care le vor lua, democratic, împreună, chiar dacă se întâmplă să nu fie de acord cu acestea.
- înțelege că acceptarea unui mandat de Consiliu Director vine cu asumarea unei responsabilități colective pentru acțiunile echipei și se angajează să comunice întotdeauna public doar aspectele agreate cu colegii de Consiliu Director, păstrând confidențialitatea discuțiilor purtate în CD.
Formarea Consiliului Director
Primul obiectiv pe care îl va avea noul Consiliu Director este să se formeze ca CD – din șapte cercetași aleși individual să devină o echipă și să poată lucra împreună.
Introducere în CD
Important pentru succesul formării echipei și clarificarea rolurilor asumate este ca noul Consiliu Director să treacă printr-un proces de introducere în CD sau induction, ghidați de un consultant (din echipele europene / mondiale prin serviciile suport oferite de responsabilul de țară; de preferat, un consultant care cunoaște organizația) care să abordeze subiecte ca: urmărirea direcției (misiune, viziune, strategie), capacitare (asigurarea unui mediu organizațional adecvat, voluntari și staff), performanță (în sensul de impactul pe care-l avem și monitorizare) și guvernanță (structură și strategie de funcționare). La finalul procesului, membrii noului CD vor putea răspunde la două întrebări esențiale:
- Ce ar trebui să facă pentru ca, la finalul mandatului, să fie mulțumiți de munca lor?
- Având în vedere diferitele tipuri de personalități care apar în orice echipă, care este modalitatea în care se vor simți cel mai confortabil lucrând în echipă?
La finalul procesului, Președintele va putea ști cum va fi cel mai bine să conducă echipa și echipa va ști cum să lucreze cel mai eficient împreună pentru scopul comun.
Prima ședință de lucru
După ce noul Consiliu Director s-a format ca echipă și membrii au căpătat o perspectivă asupra mandatului lor și responsabilităților asumate, CD-ul se poate întâlni pentru o primă ședință de lucru, ce poate fi planificată anterior pentru o bună încadrare în timp.
În urma primei ședințe de lucru a noului Consiliu Director, va fi necesar ca:
- să fie stabilit și asumat un rol pentru fiecare membru CD: Secretar, Comisar Internațional, Coordonatori Direcție Strategică (rolul de Președinte este stabilit de AG, iar cel de Vicepreședinte de Președinte)
- să fie discutat Planul Trienal adoptat de Adunarea Generală și stabilite țintele și proiectele strategice care vor asigura îndeplinirea planului în următorii trei ani
Ședințele noului CD se vor desfășura, ulterior, conform Procedurii de lucru a Consiliului Director.
Acțiunea face parte din proiectul Moving on finanțat prin programul Messengers of Peace, pentru a crește dezvoltarea organizațională care permite replicarea unui model administrativ și pedagogic la toate nivelurile cercetășești.
The activity is part of the Moving on project funded by the Messengers of Peace program, to increase the organizational development that allows the replication of an administrative and pedagogical model at all levels of Scouting.