În aprilie 2019, la Adunarea Generală, am organizat o serie de ateliere în care am dezbătut, alături de delegații Centrelor Locale și ale Grupurilor Candidat, subiecte importante pentru viitorul ONCR. Am publicat atât la Adunarea Generală, cât și prin newsletter-ul intern al organizației, concluziile atelierelor respective, dar ne-am dat seama că ar putea fi util să le postăm și aici.
Proiecte strategice – cum demersurile de la nivel național sprijină activitatea locală?
Obiective
- sa cunoasca Viziunea 2023 si continutul Proiectelor Strategice 2019
- sa identifice efecte concrete ale acestora asupra nivelului local
- sa inteleaga principiile generale ale noii viziuni despre relatia decizional-executiv
- sa constientizeze importanta implicarii liderilor in echipele de lucru ale proiectelor strategice
Document suport: Proiecte și ținte strategice pentru 2018 / 2019
Facilitatori: Cristina, Sabina
Concluzii:
- Tehnologia trebuie să ne ajute în comunicarea cu beneficiarii noștri; cercetașii și părinții să primească știri și informații fără filtrul liderilor; de discutat dacă se aplică și temerarilor; pentru acest proiect strategic (Tech) e neapărat nevoie de specialiști în echipă.
- Există o nevoie de informare și dezbatere mai intensă pe proiectul MOVIS, managementul voluntarilor, soluții pentru adulții în cercetășie, recrutare.
- În raport cu revizuirea pedagogică majoritatea liderilor a punctat nevoia de schimbări mai mult în ceea ce privește eXploratorii .
- Din punct de vedere administrativ se conștientizează faptul că pentru ca organizația să se poată dezvolta mai mult de acum înainte, suntem în punctul în care trebuie regândite structurile de management organizaționale: regionalizare, consilii pe regiuni, mai multe CL cu PJ; de analizat cea mai potrivită soluție pentru organizația noastră la acest moment.
Dezvoltarea durabilă în activitățile cercetășești
Obiective:
- Dezvoltarea cunoștințelor cu privire la Dezvoltarea Durabilă (și a conceptelor cheie legate de acest domeniu)
- Colectarea de input/idei de la membrii CL despre introducerea principiilor DD în viața cercetășească
Document suport:
Facilitator: Dana
Informațiile prezentate:
https://docs.google.com/presentation/d/1xDH0syPc4ddV5VFK_CpABvYWaDuVjoO6/edit#slide=id.p1
Cine și cum transmite cercetășia către noile grupuri
Obiective:
- Formarea unei mai bune înțelegeri asupra provocărilor întâmpinate de atât de cei care își propun să formeze un nou grup, cât și de cei care își asumă responsabilitatea de a mentora grupul;
- Colectarea de idei și feedback pentru crearea starter pack-ului vizat de PS3: COOL.
Facilitator: Oana
Concluzii:
- Cercetășia se poate transmite și dezvolta prin solidaritate și cooperare: împărțirea infrastructurii sau a bazei materiale între mai multe grupuri, organizarea evenimentelor împreună, activități de tip ziua porților deschise;
- Proximitatea dintre două grupuri facilitează transmiterea cercetășiei – a fost identificată nevoia de mentorat la fața locului;
- Există o nevoie de netezire a curbei de învățare pentru liderii și voluntarii adulți implicați în grupuri noi (în special acolo unde aceștia nu au experiență cercetășească) care poate fi asigurată prin intermediul unui starter pack (care să conțină atât materiale informative, în format vizual, cât și instrumente care să faciliteze implementarea activităților pentru o perioadă suficientă de timp);
Feedback:
- Participanții la atelier au fost foarte deschiși la ideea de a introduce o zi a porților deschise în cadrul evenimentelor pe care le organizează, o parte dintre ei afirmând că deja implementează acest tip de program. De asemenea, consideră că reprezintă o modalitate eficientă de transmitere a cercetășiei către grupuri noi, dar și de schimb de bune practici între grupuri deja formate.
- În ceea ce privește împărțirea infrastructurii între mai multe grupuri, o parte dintre participanții la atelier s-au arătat dispuși să încerce și au declarat că deja s-au făcut pași în această direcție (în București). Cu toate acestea, au existat și opinii conform cărora o astfel de abordare ar ridica dificultăți de gestiune a timpului între grupuri.
- Cercetașii prezenți la atelier au considerat că proximitatea de un grup deja format și dorința de a activa reprezintă principalele motive pentru care apar noi grupuri de cercetași. În absența proximității, au identificat dificultăți în asigurarea mentoratului, în special în acele grupuri noi în care nu există niciun cercetaș.
- Desprinderea dintr-un Centru Local numeros a fost o altă cauză a formării de noi grupuri identificată. De asemenea, a fost menționată nevoia intervenției unui mediator din partea Consiliului Director acolo unde desprinderea se realizează mai puțin amiabil.
- În ceea ce privește starter pack-ul, s-au anunțat doritori pentru a contribui la definirea sa, iar ideea a fost primită pozitiv. Lucrând în grupuri mici, participanții la atelier au identificat ca elemente necesare pentru a fi incluse următoarele:
- Materiale pentru activități săptămânale;
- Calendar cu toate activitățile naționale;
- Statut și Regulament ONCR, alături de un ghid pentru lideri;
- Un ghid actualizat pentru fiecare responsabilitate din cadrul CCL (în special pentru Șef de Centru Local);
- Recomandări și testimoniale din partea altor cercetași;
- Un puzzle care să compună harta Centrelor Locale;
- Materiale suport pentru campania de recrutare;
- FAQ și răspunsuri;
- O eșarfă națională, un set de badgeuri, alături de „povestea” din spatele lor;
- Un USB stick cu materiale video prezentând momente esențiale din cercetășie (max. 30 secunde fiecare);
- Broșură formarea unui Centru Local pas cu pas;
- Fișe de activitate cu suport vizual.
Transparența activităților și a fondurilor obținute
Obiective:
- Sa cunoasca strategia de comunicare pe 2018
- Familiarizarea cu instrumente care asigura transparenta activitatii
- Constientizarea importantei transparentei
Document suport:
Poziție CD – Strategie de Comunicare 2019
Facilitator: Vlad
Atelierul a avut două părți:
- Prezentarea strategiei de comunicare și înțelegerea acesteia
- Prezentarea de instrumente de lucru care asigură transparența la nivel local
De ce transparenta activitatilor este importantă?
- Cercetășia devine cunoscută în comunitate și/sau regiune
- își sporește credibilitatea în faţa publicului și a donatorilor
- o mai mare vizibilitate – mai mult sprijin – cu cât mai mulţi oameni vor afla despre munca pe care o face un ONG, cu atât mai mult sprijin va putea primi această organizaţie
Ce este necesar să facem ca și Centru Local?
- De exemplu dacă solicităm bani din 2% să spunem de fiecare dată publicăm ce am făcut din banii respectivi
- Să avem un raport anual de activitate care sa-l trimitem către toți partenerii și sponsorii și să-l publicăm pe pagina Centrului Local
- Să comunicăm și către mass-media atunci când avem evenimente locale mai mari (nu întâlnirile săptămânale)
În cea de a doua parte s-au listat și analizat instrumentele folosite de Centrele Locale: facebook, whatsapp pentru comunicarea internă, instagram (f puțini), printurile, video, mass-media, youtube
Concluzii
- Sunt puține Centre Locale, cel puțin din cele prezente care au o strategie de comunicare (comunică cu un scop) sau asigură transparența activităților și a distribuției fondurilor obținute în mod frecvent.
- Majoritatea CL comunică activitățile derulate sau au campanii de strângere de fonduri online (2%) sau fizic (OCF)
- Sunt necesare minim 2 măsuri de implementat la nivelul Centrelor Locale pentru a crește unitatea cercetășiei și a asigura transparența:
- Folosirea corectă a identității – nume, logo, uniformă corecte
- Raportarea publică a rezultatelor dintr-un an – raport anual de activitate – și a distribuției fondurilor
Reorganizare administrativă
Obiective
- Sondarea conceptelor de regionalizare cu care Centrele Locale ar fi confortabile (ce atribuții ar avea regiunea, ce putere asupra Centrelor Locale, ce atribuții ar prelua de la nivelul național)
- Sondarea posibilității / disponibilității Centrelor Locale de a prelua, parțial sau total, procesul de înființare a grupurilor noi (activ sau pasiv)
Facilitator: Yeti
Feedback sesiuni
- Am avut trei grupuri care au lucrat independent, și au reieșit mai multe abordări, cu câteva elemente comune:
- Regiunea este văzută ca o structură separată de Centrele Locale, cu rol consultativ și izolat, o rețea informală
- Regiunea poate fi responsabilă de organizarea de evenimente proprii, care să se facă cumva din resurse separate de Centrele Locale
- Orice concept de regionalizare trebuie să plece de la rețele de lideri, rețele informale de Centre Locale
- Există îngrijorare cu privire la definirea regiunilor și potențiala excludere a unor grupuri care, geografic ar avea sens în regiunea respectivă; există de asemenea îngrijorare că Centrele Locale nu ar contribui toate la inițiativele regiunii (că ar fi mai multi consumatori de inițiativă decât creatori)
- Formalizarea regiunilor ar putea avea loc doar după ce Centrele Locale găsesc puncte comune de lucru (nevoi, evenimente)
- Regiunea / rețeaua ar putea facilita cu precădere:
- Schimbul de experiență
- Împrumutul de materiale între Centrele Locale
- Stagii de formare
- Cu privire la extinderea teritorială a cercetășiei prin mâna Centrelor Locale / a regiunilor, participanții au ocolit aproape complet subiectul, feedback-ul concret limitându-se la următoarele aspecte:
- Formare – regiunea ar putea sprijini cu formarea viitorilor lideri de la noile grupuri
- Într-unul din grupuri a apărut ca întrebare, mai mult decât ca obiectiv – ce facem cu regiunile neacoperite
- Regiunea ar putea susține creștere / grupuri noi doar în limita capacității de mentorare a nivelului local (Centre Locale / formatori / șamd)
Responsabilitatea administrativă la nivel local
Obiective:
- Prezentarea situației administrative la nivel național, problema încărcării la nivel național cu situații locale, problema dezvoltării încetinite de lipsa unei structuri juridice locale (a prezentat Yeti)
- Prezentarea propunerii de transformare în filiale / persoane juridice pentru toate Centrele Locale sau de filiale regionale care să deservească mai multe Centre Locale
- Identificarea altor soluții de preluare unor responsabilități administrative la nivel local
Facilitatori: Emi, Yeti
Feedback-ul participanților la sesiune:
Pentru a putea să concentrăm echipa pe care o avem la nivel național pe dezvoltarea e programe și proiecte cu acoperire națională, și pentru a face posibilă punerea în operă a proiectelor strategice, s-au discutat trei scenarii:
Centrele locale fără personalitate juridică
Atunci când nivelul național contribuie la un proiect al unui Centru Local fără personalitate juridică (sucursală), poate fi perceput un procent din rulajul proiectului ca regie care să contribuie la finanțarea echipei de la nivel național. Stabilirea procentelor / sumelor s-ar face la nivel național și ar fi comunicate tuturor Centrelor Locale care doresc să deruleze proiecte prin structura centrală a organizației.
Personalitate juridică umbrelă
Centrele Locale care consideră că nu au destule resurse (umane, financiare) pentru a deveni filiale se pot asocia pentru a crea o filială-umbrelă la nivelul unei zone geografice, astfel încât efortul să se distribuie și să fie mai mic pentru fiecare Centru Local participant.
Poate fi o soluție pentru Centrele Locale mici sau din mediul rural, care nu au adulți suficienți, dar poate fi aplicată și la nivelul unui județ unde densitatea de Centre Locale este mare..
Dezavantajele identificate ar fi că filialele astfel înființate ar avea adresa unui Centru Local, absorbție de fonduri prin finanțări de la autoritățile locale mai mici (întrucât acestea limitează finanțarea / PJ), sume mai mari de bani cheltuite pentru întâlnirile echipei de conducere a filialei-umbrelă întrucât ar avea membri din toate Centrele Locale care o compun și potențiala diminuare a identității locale.
Toate resursele atrase prin această filială ar fi comune și filiala ar constitui un cadru de colaborare pentru organizarea de evenimente comune.
Personalitate juridică individuală pentru toate Centrele Locale
La nivelul organizației momentan sunt aproximativ 11 filiale din 81 de Centre Locale, care au o perspectivă diferită cu privire la provocările date de gestiunea unei filiale. Unele se gestionează mai ușor și se bucură de autonomia birocratică pe care filiala o implică, dar există și situații de filiale care simt că ar avea nevoie de susținere privind înțelegerea și gestionarea personalității juridice, ba chiar mai mult, că ar fi indicate sesiuni de formare pentru obținerea și gestionarea filialelor în viitor.
Participanții au considerat acest scenariu ca având cele mai multe avantaje: autonomie fiscală și decizională; flexibilitate în gestiunea internă; transparență fiscală; gestiune mai rapidă privind birocrația; posibilitatea eliberării de facturi și chitanțe, cât și posibilitatea obținerii de proiecte cu finanțări mai mari la nivel de Centru Local.
Concluzii finale:
- Centrele Locale, în funcție de procesul decizional intern și de resursele de care consideră că dispune, va putea adera la unul din cele trei scenarii discutate – ultimele două fiind în directă legătură cu discuțiile privind reorganizarea administrativă.
- Participanții au fost surprinși, în cadrul discuțiilor despre resursele necesare pentru înființarea și gestiunea unei filiale să afle că, în afara încuviințării Adunării Generale au nevoie doar de de (1) un statut și (2) un act constitutiv, (3) caziere fiscale pentru membrii fondatori și un patrimoniu (4) inițial de 200 de lei pentru înființare, și de (1) Adunare Generală anuală și (2) depunerea contabilității anuale pentru funcționare.
- Au fost și Centre Locale care, cel puțin din punct de vedere a rulajelor financiare / contabile nu consideră că desfășoară o activitate suficient de intensă pentru a justifica nevoia de înființare a unei filiale doar pentru Centrul lor Local.
Noul program educațional cercetășesc
Obiective:
- Prezentarea conceptelor din noul program pedagogic
- Colectarea de idei și feedback de la membrii CL despre viziunea noii pedagogii cercetășești
Document suport:
Poziție CD Revizuirea Programului Educațional
Facilitator: Sabina
Feedback-ul participanților la sesiuni:
- Ce concepte/idei au fost adăugate/subliniate în propunere și li s-au părut ok:
- Educația pentru natură
- Dezvoltarea durabilă
- Empowerment-ul exploratorilor și seniorilor (au considerat că era deja cumva inclusă, dar în mod sub-înțeles, nu ca element de sine stătător)
- Diversitate & Incluziune
- Asumarea progresului personal
- Că e atractiv și adaptat
- Abilități de viață = cercetășie
- Evaluarea comportamentului și a dobândirii de competențe și nu doar participarea la activități (legat de primirea badge-urilor) = adoptarea de comportamente în viață mai mult decât simpla obținerea a însemnului de merit.
- Competențe pentru viitor
- Ce lipsește sau consideră că ar putea fi modificat/adaptat:
- Lipsește mențiunea de platforma online (e inclusă în proiectul strategic Tech)
- Ar putea fi înlocuită sintagma ”competențe de viitor” cu cea de ”competențe digitale & tehnice”
- Mențiuni mai clare pentru partea de activități/procese de integrarea a noilor cercetași și a celor care vin de la alta ramură la actuala ramură (idei legate de lucrurile minime pe care să le facă liderul cu ei înainte să depună promisiunea și să primească eșarfa ramurii respective, de exemplu)
- Natura ar trebui să fie inclusă ca un cadru, nu eveniment în sine și nu toți ”trebuie” să fie ”experți”
Mențiuni generale și reflecții:
- Nevoia adaptării adeziunii pentru a surprinde clar drepturile și obligațiile copiilor (asumare din partea părințiilor pentru minori și a lor personal, pentru cei >18 ani/de la temerari în sus)
- Să nu uităm să ne axăm pe dezvoltarea cercetașilor pe toate ariile de vârstă (nu doar spiritual)
- A fost menționată și adăugarea unei perioade maxime de aspirantură, pentru a limita cazurile în care cercetașii nu pot/nu sunt lăsați să depună promisiunea decât după 2-3 ani
- Programul pedagogic trebuie știut de participanți încă de la început atât de părinți cât și de cercetași
- Legat de noul sistem pentru exploratori, a fost o propunere ca exploratorii să funcționeze autonomi după o perioadă, nu chiar de la început
- Uniformizarea sistemului pedagogic la nivel național – cum o verificăm?
- Liderul trebuie să ofere cadrul în care toți exploratorii să se afirme și să beneficieze de autonomie pentru a evita separarea și eventual pierderea acelor cercetași care sunt mai timizi sau retrași.
- Programul pedagogic trebuie știut de participanți încă de la început atât de părinți cât și de cercetași.
Concluzii sesiuni:
- Documentul nu era cunoscut între participanți, foarte puțini (3 din 50) îl citiseră înainte – ar fi util să facem mai multă promovare sau să găsim soluții prin care să încurajăm liderii din organizație să citească documentele și să vină cu feedback
- Majoritatea feedback-ului a fost foarte bun și noile concepte adăugate sau evidențiate în propunere au fost primite și văzute ca fiind foarte utile, liderii menționând că văd valoarea lor adăugată
- Feedback-ul primit legat de lucrurile care nu sunt clare sau care ar putea fi modificate/ajustate aduce în prim-plan nevoia de a folosi un limbaj mai puțin ”pompos” și de ne asigura că nu uităm sau lăsăm pe dinafară lucrurile care contează (explorarea tuturor ariilor de dezvoltare, implicarea și evidențierea tuturor elementelor metodei scout și nu promovarea unui element în detrimentul celorlalte, etc)
- E nevoie de mai mult timp sau mai multe ocazii în care liderii din organizație să vină cu feedback și idei – o oră pentru sesiune s-a dovedit a fi nesuficientă pentru complexitatea și importanța subiectului.
- Am încurajat liderii să facă cunoscut documentul (și tot blogul consiliului) în centrele lor locale și să vină cu feedback până la finalul lunii aprilie (adăugând comentarii pe blog, scriindu-ne consiliului, scriindu-ne în privat sau ”trăgându-ne de mânecă” de fiecare dată când ne văd la evenimente / activități.
Cum este ajutată cercetășia prin disciplina financiară a unui Centru Local?
Obiective:
- o mai bună înțelegere despre ce înseamnă, pentru un centru local, să aibă o disciplină financiară
- colectare de input de la centrele locale cu privire la problemele pe care le întâmpină din punct de vedere financiar
Documente suport:
Procedura financiară ONCR
Informațiile prezentate: prezentare
Facilitator: Dana
Cum asigurăm siguranța copiilor în activitățile cercetășești?
Obiectiv: Consultarea membrilor din organizației cu privire la SfH
Facilitator: Laura Muntean
Atelierul a început prin prezentarea echipei și ce s-a lucrat pana acum, a fost creat pentru consultare
Am pornit atelierul de la 4 întrebări:
- Care sunt tipurile de abuz, pe care le cunoașteți?
- Este nevoie de un reprezentant în camp, la care un copil/tânăr/adult poate reclama un abuz? Argumentați răspunsul.
- Cum considerați că ar trebui sa fie situația ideală în lucrul cu copiii, astfel încât și voi ca adulți să vă simțiți în siguranță?
- Care sunt nevoile în cadrul centrului local în ceea ce privește siguranța copiilor?
La final am avut parte de concluzii și ce urmează să facem (am anunțat că o să fie și lansare de apel pentru membri, momentan suntem 4 persoane)
- Pregătirea liderilor – training
- Nu este nevoie de o persoană desemnată la nivel local, dar ar putea fi/este nevoie la nivel regional/ național (cu pregătire specifică -tip asistență socială/psihologie)
- Procedura pentru lideri/ copii dacă există un caz (ierarhizare, informare)
- Discuții/ debriefing între lideri/ lideri- copii
- Cine sunt responsabilii?
- Procedura risc management evenimente
- Siguranța pedagogică și siguranța birocratică
- Comunicarea între lideri și lideri- părinți
Având în vedere că, pentru tema prezentată, consultarea cu nivelul local al organizației este esențială pentru a fi siguri că munca noastră ulterioară va fi aplicabilă, clara și simplă pentru toată lumea, răspunsul CL a fost așa cum ne-am așteptat, unul pozitiv, cu feedback prolific, ca atare, el întâlnește planurile propuse pentru aceasta echipa și nu impune schimbarea lor, ci doar continuarea acestor planuri pentru acest an.
Faptul că este un subiect de maxim interes atât la nivel național cât și local, participanții au fost foarte deschiși la discuții și s-au născut discuții de bună calitate și liderii au fost încântați de sesiune și în plus au spus că ar trebui sa fie discuții de genul asta mai frecvent și extinst la mai mulți participanți.
Standard de activitate cercetășească (local / regional / național) și model de acreditare a unui eveniment
Obiective:
- Prezentare document de poziție CD pe această temă;
- Promovarea procedurii de acreditare și a standardului pentru acreditare;
- Colectare feedback
Document suport
Poziție CD – Standarde de activități ONCR
Facilitatori: Oana, Cristina
Concluzii:
- Este necesară clarificarea următoarelor aspecte: cine oferă acreditarea și consultanța, termeni utilizați;
- Statutul de eveniment acreditat nu anulează responsabilitatea liderului asupra urmăririi și deciziei legate de progresul personal al copilului/tânărului;
- Liderii recomandă prioritizarea lucrului pe standarde de calitate înaintea procedurilor de acreditare, acestea ajutând organizația pe mai multe planuri, inclusiv cel local;
- S-a punctat riscul creării unei competiții nesănătoase între Centrele Locale. Liderii recomandă o abordare pozitivă a procesului (exemplu: eliminarea cuvântului acreditare);
- S-a subliniat nevoia de feedback din partea nivelului local, inclusiv în ceea ce privește procedurile dezvoltate de către echipă;
- Este salutată inițiativa de a încuraja abordarea bottom up (inițiative ale Centrelor Locale pentru Centrele Locale).
Feedback:
- Atelierul a avut două sesiuni, cu rezultate diferite. Astfel, în cadrul primei sesiuni, feedback-ul general a venit pe linia implicării liderilor, în sensul în care se consideră că ar putea exista posibilitatea ca liderii să nu mai contribuie cu propriile activități pentru patrulele lor pe parcursul anului, știind că aceștia pot obține badge-uri în cadrul campurilor/evenimentelor acreditate.
- Cea de-a doua sesiune s-a concentrat, încă de la început, pe terminologie. Participanții au asociat termenul de acreditare cu cel de control, ceea ce a generat o reacție negativă. Totodată, s-a transmis nevoia Centrelor Locale de a fi implicate într-un proces de consultare atunci când subiectul vizează direct nivelul local.
- Tot în ceea ce privește a doua sesiune, au existat dificultăți de a transmite ideea limitării accesului la materialele ONCR pentru evenimentele neacreditate („Cum puteți refuza frații cercetași dacă vă cer ajutorul?”).
- Liderii prezenți au considerat că o procedură de acreditare va încuraja o competiție nesănătoasă (și chiar invidie) între Centrele Locale și recomandă să fie prezentată sub o altă formă.
- Liderii prezenți doresc ca această procedură să nu implice multă birocrație.
Introducere în ONCR
Obiective: Familiarizarea Grupurilor Candidat cu structura ONCR
Document suport:
https://docs.google.com/document/d/1osWQK8izvSUTpico2qX-Mt6H3WnbmSPKXLjQWU5w4HE/edit
Facilitator: Bianca
Atelier dedicat Grupurilor Candidat (au participat 11 Grupuri Candidat din 12) a vizat o introducere în procesul de aderare la mișcarea cercetășească din punct de vedere administrativ și care sunt elementele de care trebuie să se țină cont.
Atelierul a durat 1h cu prelungire de 30 de minute la masă.
S-au făcut prezentări pe scurt ale următoarelor topic-uri:
- Ce este cercetășia
- Date de contact
- Legea și promisiunea
- Soft (înregistrare, cotizație, inactivare/transfer membru, resurse/documente)
- Despre stagii
- Emitere carduri de membru
- Newsletter
Feedback:
Grupurile Candidat nu pot purta însemnele naționale până nu devin Centre Locale, dar în același timp urmează metoda scout și nu pot achiziționa badge-uri, cămăși, eșarfe, deși copiii au trecut de perioada de aspirantură prevăzută de statut și regulament. Se cere o soluție.