Context
În procedura de lucru a structurilor naționale, apare un întreg capitolul (XI) care prezintă
informații privind conflictul de interese:
În contextul funcționării și procedurii de lucru a Consiliului Director, se consideră conflict de
interese orice situație în care unul sau mai mulți membri CD sunt implicați în mai multe
interese, indiferent de natura acestora, care pot afecta luarea imparțială a deciziilor de către
aceștia. În urma constatării unui conflict de interese, membrul sau membrii Consiliului
Director implicați se vor retrage din procesul de vot cu scopul de a menține imparțialitatea și
corectitudinea acestuia.
Scopul creării unei proceduri de conflict de interese este de a împiedica interesele personale
ale membrilor ONCR aflați în poziții de decizie (Consiliul Director, Directorul Executiv, Echipa
Executivă, Comisia de Cenzori, Comisia de Etică, Disciplină și Statut, board-ul Scout Shop,
membrii Consiliilor Centrelor Locale etc.) sau în structurile Safe from Harm (Echipa
Națională SfH, Responsabilii Regionali și Locali și membrii comisiilor de anchetă) să intervină
în îndeplinirea îndatoririlor lor și să prevină câștiguri personale, profesionale sau politice în
detrimentul ONCR.
Procedura privind conflictul de interese are rolul de a solicita divulgarea oricărei situații de
conflict de interese care ar putea crea un prejudiciu Organizației Naționale Cercetașii
României.
Fiecare membru ONCR aflat în poziții de decizie va fi informat cu privire la procedura privind
conflictele de interese, la nivelul ONCR.
În conformitate cu documentele statutare ale ONCR, în actul de luare de decizii, membrii
aflați în poziții de decizie au responsabilitatea de a acționa astfel încât interesele ONCR în
ansamblul său, să fie mai presus de toate celelalte interese rezultate din rolurile și
responsabilități exercitate de membrii structurii respective la alt nivel al ONCR sau în afara
ONCR.
În 2018, membrii Consiliului Director au demarat un draft de astfel de procedură, aceasta
nefiind, până în prezent, aprobată și astfel, transmisă către organizație.
Am preluat modelul de procedură început în 2018, venind cu modificările actuale și înaintăm
următoarea propunere de decizie:
Propunerea de decizie:
Consiliul Director decide:
- Aprobarea procedurii privind conflictul de interese, conform Anexa 1.
- Mandatarea președintelui ONCR pentru a se asigura de implementarea procedurii de
către membrii CD. - Mandatarea Directorului Executiv pentru a se asigura de implementarea procedurii de
către toate toți ceilalți membrii ONCR aflați în poziții de decizie.
Alinierea cu strategia ONCR
Acest demers e unul care să asigure transparența modului de lucru a persoanelor ONCR
aflate în poziții de decizie și să reglementeze potențialele situații de conflict de interese.
Schimbări preconizate și impact
Membrii organizației vor putea cunoaște în care circumstanțe membrii ONCR aflați în poziții
de decizie nu își pot exercita dreptul de vot / de decizie.
Va exista o claritate în ceea ce privește momentele în care un membru ONCR se poate afla
în conflicte de interese, și implicit când acesta e necesar să se abțină la vot sau să nu ia
parte la acțiuni diverse.
Buget
n/a
Anexa 1
PROCEDURA PRIVIND CONFLICTUL DE INTERESE DE CĂTRE
MEMBRII ONCR AFLAȚI ÎN POZIȚII DE DECIZIE
*document actualizat în baza propunerii din 2018 a CD din acea perioadă
Context
În cadrul Organizației Naționale Cercetașii României, se consideră conflict de interese orice
situație în care unul sau mai mulți membri ONCR aflați în poziții de decizie sunt implicați în
mai multe interese, indiferent de natura acestora, care pot afecta luarea imparțială a
deciziilor de către aceștia. În urma constatării unui conflict de interese, membrul sau
membrii Consiliului Director și/sau alți membri ONCR aflați în poziții de decizie, implicați se
vor retrage din procesul de vot sau, după caz, de decizie cu scopul de a menține
imparțialitatea și corectitudinea acestuia.
Scopul creării unei proceduri de conflict de interese este de a împiedica interesele personale
ale membrilor ONCR aflați în poziții de decizie (Consiliul Director, Directorul Executiv, Echipa
Executivă, Comisia de Cenzori, Comisia de Etică, Disciplină și Statut, board-ul Scout Shop,
membrii Consiliilor Centrelor Locale etc.) sau în structurile Safe from Harm (Echipa
Națională SfH, Responsabilii Regionali și Locali și membrii comisiilor de anchetă) să intervină
în îndeplinirea îndatoririlor lor și să prevină câștiguri personale, profesionale sau politice în
detrimentul ONCR.
Procedura privind conflictul de interese nu are rolul de a elimina relațiile și activitățile care
ar putea crea o dualitate de interes, ci de a solicita divulgarea oricărei situații de conflict de
interese și lipsa de participare a oricărei părți interesate la o decizie în legătură cu aceasta.
Fiecare membru ONCR aflat în poziții de decizie va fi informat cu privire la procedura privind
conflictele de interese, la nivelul ONCR.
În conformitate cu documentele statutare ale ONCR, în actul de luare de decizii, membrii
ONCR aflați în poziții de decizie au responsabilitatea de a acționa astfel încât interesele
ONCR în ansamblul său să fie mai presus de toate celelalte interese rezultate din rolurile și
responsabilitățile lor.
Definirea conflictului de interese în cadrul ONCR
În situația în care un membru ONCR aflat în poziții de decizie participă la elaborarea și
deliberarea unei decizii în care are un interes personal sau de altă natură, acest lucru este
considerat conflict de interese.
Conflictele de interese pot să apară în derularea activităților ONCR, însă acest aspect nu
înseamnă că un membru al unei structuri de conducere din cadrul organizației a făcut ceva
greșit sau că trebuie să se abțină la a se implica, întotdeauna, în decizia respectivă.
Fiecare membru ONCR aflat în poziții de decizie este necesar să acționeze cu prudență
pentru a preveni conflictele de interese astfel încât deciziile luate să fie numai în interesul
dezvoltării ONCR.
Gestionarea situațiilor de conflict de interese
Gestionarea unui conflict de interese implică trei etape:
● Identificarea unui conflict de interese;
● Confruntarea cu un conflict de interese;
● Înregistrarea unui conflict de interese.
Membrii ONCR aflați în poziții de decizie vor acționa astfel încât să își poată îndeplini
sarcinile și să evite:
● situația în care decizia la care a contribuit să poată fi contestată sau anulată din
motive procedurale;
● afectarea integrității sau reputației unui membru al organizației sau chiar a ONCR în
ansamblul său;
● consecințe financiare, juridice sau de altă natură pentru ONCR.
A. Identificarea unui conflict de interese
Este necesar ca membrii ONCR aflați în poziții de decizie să completeze declarația privind
conflictul de interese după ce sunt numiți sau aleși în funcție și apoi actualizată imediat ce ei
devin conștienți de orice altă posibilitate că interesele lor personale sau a altor structuri în
care activează să influențeze luarea deciziei/ deciziilor. Membrii structurilor de conducere din
organizație se ghidează după principiul: “Dacă am îndoieli privind participarea la această
decizie, declar acest aspect.”
La debutul fiecărei întâlniri, pe ordinea de zi formală se va afla un punct care permite
membrilor să declare orice nou conflict de interese, real sau potențial.
Fiecare structură de decizie ONCR ține un registru al intereselor declarate. Fiecare membru
ONCR aflat în poziții de decizie va completa o declarație privind conflictele de interese
conform procedurii. Dacă în timpul unei întâlniri, un membru ONCR aflat în poziții de decizie
identifică faptul că este un conflict de interese și nu a fost declarat la început, atunci poate
să declare acest aspect în orice moment al întâlnirii.
B. Confruntarea cu un conflict de interese
Odată ce se identifică un conflict de interese, structura de decizie trebuie să împiedice ca acesta să influențeze luarea deciziilor prin menționarea conflictului de interese și deciderea dacă persoana în cauză e necesar să nu participe nici la discuții sau doar la decizia/iile de luat.
Este important ca fiecare membru membru ONCR aflat în poziție de decizie să declare un
potențial conflict de interese, chiar dacă poate considera că este irelevant sau neimportant,
pentru a permite structurii de conducere respective să decidă calea de urmat.
C. Înregistrarea unui conflict de interese
Structura ONCR păstrează o evidență scrisă (în procesul-verbal al întâlnirilor sale), pentru
fiecare conflict de interese declarat, a descrierii conflictului de interese și modul în care
structura de conducere respectivă a tratat acest lucru. Această înregistrare trebuie să fie
detaliată și să conțină cel puțin următoarele aspecte:
● care a fost conflictul de interese;
● membrul sau membrii ONCR aflați în poziții de decizie care au fost afectați;
● dacă conflictul de interese a fost declarat în avans;
● discuțiile privind conflictul de interese;
● dacă cineva s-a retras din discuție;
● dacă cineva s-a retras din posibilitatea de a decide;
● dacă cineva s-a retras și din discuții și din posibilitatea de a decide.
Anexa 1 la Procedura conflictului de interese de către de către membrii ONCR aflați în poziții
de decizie
Declarație privind conflictul de interese de către membrii ONCR aflați în poziții de decizie
Am citit, am înțeles și sunt de acord să respect prezenta procedură privind conflictul de
interese.
Din câte cunosc, am / nu am unul sau mai multe conflicte așa cum sunt descrise în această
procedură.
Toate conflictele cunoscute sunt notate mai jos. Mă oblig să notific, prompt, structura de
conducere cu privire la orice conflict de interese apărut suplimentar în momentul în care
apare.
- DA / NU
a. Dețin o poziție de conducere / reprezentare / coordonare la nivel național /
local, în ONCR sau în afara organizației.
b. Dacă da, vă rugăm să furnizați detalii despre poziția și responsabilitățile
dumneavoastră. - DA / NU
a. Eu, un membru al familiei mele (până la gradul 2, inclusiv), o entitate
economică sau o altă organizație pe care o administrez sau pentru care ofer
servicii în schimbul unei remunerații se află în relații comerciale și/sau prestări
de servicii cu ONCR, la orice nivel.
b. Dacă da, vă rugăm să furnizați detalii despre situație/situații. - DA / NU
a. Dețin alte funcții sau responsabilități care pot afecta capacitatea mea de a
îndeplini rolurile și obligațiile în calitate de membru al ONCR.
b. Dacă da, vă rugăm să furnizați detalii cu privire la aceste numiri sau
responsabilități. - DA / NU
a. Orice alte informații care nu sunt regăsite mai sus, și care ar putea fi
încadrate în posibile conflicte de interese.
Semnătura Data
Numele și prenumele