Preambul
În data de 15 decembrie 2023 am primit anunțul oficial din partea organizatorilor Roverway 2024 că va fi nevoie să reducem numărul de participanți din contingentul nostru la doar 96 de persoane, care face referire la numărul de participanți și lideri însoțitori. Numărul de IST rămâne nemodificat.
Cum s-a ajuns aici?
Echipa de organizare a evenimentului s-a pregătit logistic pentru un număr maxim de 4000 de participanți, considerând că în anii trecuți nu au fost niciodată mai mult de 3600 de participanți. Preconizând că și pentru aceasta ediție nu vor fi așa mulți doritori, ei nu au impus nicio limită a numărului de participanți către niciun contingent. Ca urmare, într-un sondaj făcut recent împreună cu fiecare contingent, au constatat ca în momentul de față sunt înscriși 6400 de participanți. Luând în calcul diferența imensă, au colaborat cu WOSM, WAGGGS și cu autoritățile locale din Stavanger pentru a verifica posibilitatea de extindere a capacității logistice (spațiu de campare, acces la utilități, capacitatea sistemului local de urgențe medicale, de transport local, etc) pentru a asigura un mediu sigur, conform rigorilor Safe from Harm. În urma acestor acțiuni au reușit să ridice capacitatea la maxim 4500 de participanți.
În concluzie, încă există un număr mare de participanți peste numărul actualmente posibil și fiecare contingent care are mai mult de 96 de participanți înscriși este pus în situația de a reduce numărul, inclusiv noi. Reducerea se face în funcție de atingerea limitei superioare de 96 de participanți.
Mai concret, contingentele formate din sub 96 de participanți sau inclusiv 96 de participanți nu vor fi afectate. Contingentele care au mai mult de 96 de participanți sunt nevoite să își reducă numărul participanților cu 40%, exceptând cazul în care reducerea de 40% duce la un număr sub 96 de participanți, când se menține numărul de 96 de participanți ca limită.
Ce înseamnă asta pentru noi?
În momentul de față în contingentul nostru sunt înscriși, acceptați și cu prima tranșă de plată achitată 139 de participanți (inclusiv liderii însoțitori). Ceea ce înseamnă că suntem obligați să reducem numărul la maxim 96 de participanți. Astfel că suntem puși în situația de a face o nouă selecție în urma căreia 43 de participanți vor pierde dreptul de a participa la acest eveniment și își vor primi integral contribuția înaintată. Înțelegem că este o situație total neplăcută pentru toată lumea că suntem puși în acest context.
Rezumat
Consiliul Director stabilește următoarea modalitate de selecție a participanților în componența contingentului ONCR pentru Roverway 2024:
- Respingerea de pe listă a participanților care nu și-au achitat prima tranșă de plată până pe 19 decembrie 2023 și nici nu au anunțat cu un motiv pertinent nevoia de a amâna termenul limită.
- Analiza motivației participanților: pentru a face o selecție corectă, vor fi luate în calcul răspunsurile la întrebarea “What motivates you to attend Roverway 2024?”. Astfel, motivațiile vor fi împărțite în 3 categorii – slabe, acceptabile și bune.
- În categoria motivații slabe se vor încadra răspunsurile scrise în limba română și nu în limba engleză, răspunsurile copiate de la un participant la altul, răspunsurile unde limba engleză ar putea fi un impediment și răspunsurile neargumentate sau incomplete.
- Motivații acceptabile se referă la răspunsurile bine formulate, care au respectat rigorile întrebării, însă nu fac nicio referire la vreun angajament pentru viitor.
- Categoria motivațiilor bune cuprinde motivațiile acceptabile care au un angajament pentru viitor.
- Dacă în urma analizei motivațiilor va apărea în continuare nevoie de a departaja persoanele dintr-o anumită categorie, vom păstra în componența contingentului participanții în ordinea descrescătoare a vechimii lor în organizație (prioritate având cercetașii cu vechimea cea mai mare, scăzând treptat).
Consiliul Director mandatează echipa CMT Roverway 2024 pentru a implementa modalitatea de selecție din prezenta decizie, conform criteriilor stabilite, oferind prioritate cercetașilor care și-au respectat angajamentul achitării primei tranșe, motivația de participa la eveniment și vechimea în organizație.
Alinierea cu Strategia ONCR
Această propunere de decizie nu aduce o contribuție directă la atingerea Strategiei ONCR și nu se subordonează unui proiect strategic.
Schimbări preconizate și impact
Se preconizează scăderea numărului participanților la eveniment, de la 139 inițial la 96, situație care de la sine aduce frustrări la toate nivelurile.
De asemenea, se mai preconizează și potențiala creștere a numărului de participanți la celelalte evenimente internaționale din 2024, oferite ca alternativă pentru Roverway.
Propunere de buget
Nu este cazul.
Repere statutare
Art. 30, lit. l) privind atribuțiile Consiliului Director:
“l. aprobă, la propunerea Comisarului Internațional, componența contingentelor de cercetași români pentru participarea la activități internaționale în afara țării; “