Procedura de contractare de finanțări nerambursabile de către sucursale ONCR pentru activitatea locală proprie

Preambul

Atât sucursalele, cât și filialele pot obține finanțări nerambursabile conform Statului ONCR.

Pentru proiecte al căror buget depășește 50000 EUR se impune aprobarea acestora de către Consiliul Director (Regulament ONCR, art. 91, lit. m).

Reprezentarea legală pentru contractele de finanțare nerambursabilă pentru filială este asigurată de reprezentantul legal al filialei în cauză, în timp ce pentru sucursale este asigurată de reprezentanții legali ai organizației: Președinte/ Director executiv.

Rezumat

Luând în considerare prioritățile organizației, timpul alocat de Echipa Executivă pentru deservirea unei anumite solicitări și dorința de a asigura tuturor cercetașilor servicii egale, se impune reglementarea procedurii privind obținerea de fonduri nerambursabile pentru activități locale de către sucursale.

Procedura propusă reglementează termenele de comunicare și costurile aferente.

Pași privind obținerea unei finanțări nerambursabile prin intermediul Organizației Naționale Cercetașii României

1. Centru Local identifică sursa de finanțare (Administrație Publică Națională/ Locală/ Județeană, Direcții Județene de Tineret, companii etc.)
2. Centrul Local se documentează cu privire la metodologia de finanțare și analizează oportunitatea:
   • prioritățile finanțării se pliază pe nevoile Centrului Local, pe calendarul de activități
   • nu există necunoscute sau îndoieli cu privire la eticitatea finanțării sau finanțatorului
   • Centrul Local dispune de resurse umane și de timp pentru asigurarea managementului proiectului
3. Centru Local decide că își dorește să participe la concursului de proiecte/ aplicații și informează echipa executivă cu cel puțin 20 de zile înainte de termenul de depunere a cererii de finanțare
4. Echipa executivă verifică și validează eligibilitatea organizației de a aplica la finanțarea identificată
5. Directorul Executiv evaluează disponibilitatea Echipei Executive pentru implicarea ONCR în acest proces:
   • disponibilitatea pentru procurarea documentelor solicitate la depunere, dacă este cazul
   • încadrarea în termenul limită
   • posibilitatea integrării solicitării în planul de lucru al echipei executive și evaluarea eventualelor repercursiuni în cazul întârzierilor planului deja stabilit
   • complexitatea raportării impuse de finanțator
6. În cazul în care se constată disponibilitatea de implicare, se evaluează timpul necesar (în ore) pentru depunerea, implementarea și raportarea proiectului. Activitatea echipei executive estimată: obținerea documentelor necesare depunerii dosarului (extrase, certificate fiscale etc.), citirea și oferirea de feedback pe conținutul cererii de finanțare, oferirea de consultanță juridică, financiară, fiscală, administrativă pe tot parcursul derulării proiectului, înregistrarea documentelor aferente cheltuielilor din proiect etc.Orele sunt raportate la o medie de 30RON/h, iar suma totală reprezintă contribuția Centrului Local la bugetul ONCR.
7. Contribuția este plătită către ONCR în cazul în care Centrul Local obține finanțarea.
8. Echipa Executivă comunică cuantumul total Centrului Local solicitant.
9. Dacă Centru Local este de acord cu suma, se impune transmiterea Cererii de finanțare scrise către Echipa Executivă cu minim 10 zile înainte de termen.
10. În cazul proiectelor cu finanțare mai mare de 50.000 EUR se impune și decizia de CD.
11. Echipa executivă oferă asistența necesară în depunerea și implementarea proiectului, în cazul finanțării.
12. Succes!

Note:

1. În acest moment, sprijinul este oferit de echipa executivă prezentă în limitele planului de lucru anual și a priorităților setate de Consiliul Director. În cazul în care acest mecanism sprijină dezvoltarea Centrelor Locale se va lua în considerare cooptarea unei noi persoane în echipă care să sprijine acest demers.
2. Termenele enunțate pot suporta modificări dacă contextul sau solicitarea impune acest lucru.
3. Echipa Executivă poate refuza depunerea unei cereri de finanțare dacă nu deține resursele de timp și oameni de care este nevoie pentru depunere.
4. Aceste demers nu se aplică pentru obținerea fondurilor din contracte de sponsorizare, donații sau mecanismul 2%.