Propunere decizie rezoluție AG pentru personalitate juridică proprie pentru toate Centrele Locale

Preambul

Structurile interne ale organizațiilor mari sunt determinate de direcția pe care organizația dorește să o urmeze, dar sunt modelate și de realitățile juridice, contabile și politice ale țării / țărilor în care organizația acționează.

Pentru noi, în România, sistemul curent de organizare a Centrelor Locale a devenit o frână în creșterea corectă, legală, autentică, reală a structurii organizației. Povara administrativă relativ ridicată, comparat cu alte țări, la care este supusă fiecare sucursală se centralizează și sufocă nivelul central, care este obligat juridic și contabil să-și asume factual, scriptic, manual răspunderea pentru fiecare mică acțiune locală. 

Pentru a putea crește avem nevoie de o soluție care să schimbe situația de fapt – fie dezvoltăm central un aparat administrativ mai mare, care să funcționeze ca un punct de contact pentru probleme administrative, contabile și juridice pentru toate Centrele Locale, fie “împingem” din această răspundere acolo unde se iau deciziile care o generează – la nivel local.

Cu privire la dezvoltarea unui aparat administrativ mai mare, pe lângă faptul că acest Consiliu Director îl consideră o soluție mai puțin responsabilă, Adunarea Generală și-a manifestat în multiple rânduri dezacordul de a-l finanța din resurse locale. 

Legiuitorii par a ne împinge și ei într-o direcție diferită, o schimbare legislativă relativ recentă forțând practic Centrele Locale care sunt sucursale să treacă acum printr-un proces de înregistrare și asumare a răspunderii care le dă aceleași obligații, dar mai puține drepturi, decât filialelor. În vederea propunerii curente, am amânat forțarea acestor înregistrări locale de sucursale la nivel de ONCR, dar legea ne obligă să o facem.

Tot mai multe Centre Locale apelează acum la trecerea la statutul de filială pentru că le oferă niște facilități pentru obținerea de finanțări și pentru gestiunea internă proprie – și, chiar dacă bariera pentru dobândirea personalității juridice proprie (a statutului de filială) a fost tradițional înaltă (poate prea înaltă) în ONCR, procesul pare să fi fost benefic pentru aceste Centre Locale. 

Mai mult, modificări legislative recente (decembrie 2020) facilitează și mai mult înființarea și administrarea unor filiale, prin eliminarea unor drumuri, taxe și documente care trebuie pregătite.

Astfel, pentru a putea crea o structură organizatorică sustenabilă potrivită ambițiilor Viziunii noastre, în contextul legislativ românesc, propunem trecerea majorității Centrelor Locale ale ONCR la o organizare juridică de tip filială, cu personalitate juridică proprie, conectate legal, moral și prin prisma programului cercetășesc de Organizația Națională. 

Ce căutăm este să obținem o descentralizare administrativă a ONCR pentru a ne putea concentra pe o unificare la nivel de conținut și activitate (program cercetășesc, standarde de formare pentru adulți), coordonate de nivelul național și agreate și asumate de Adunarea Generală Națională.

Avantajele unei filiale comparate cu o sucursală sunt evidente:

• Gestiune financiară locală, proprie – posibilitatea stabilirii unor proceduri financiare locale, care să respecte legea și valorile cercetășiei, dar care să fie potrivite modului de organizare local 
• Posibilitatea de reacție rapidă la nivel local pentru participarea în parteneriate, proiecte, obținerea de sponsorizări
• Accesul la surse de finanțare pentru proiecte locale, pentru organizații (relativ) mici, care par a fi favorizate în ultima perioadă
• Posibilitatea folosirii facilității de plată cu cardul pentru cotizații și evenimente (funcționalitate în teste, dar posibilă doar pentru filiale)

Rezumat

Conceptual, modificările pe care le propunem sunt următoarele:

• Toate structurile locale permanente ale ONCR vor fi filiale (vor avea personalitate juridică) sau vor depinde de alte structuri locale care au personalitate juridică
• Toate Grupurile Externe care aplică pentru a deveni Centru Local la Adunarea Generală vor deveni filiale ca parte din procesul de înființare. 
• Filialele vor fi organizate pe categorii de responsabilitate, astfel:
  • Nivelul 1 – Centre Locale în dezvoltare / în reorganizare
    • Implicit, toate Centrele Locale în primul an de funcționare
    • Prin regulament intern, au nevoie de aviz de la DE / EE sau de un Centru Local desemnat de DE / EE pentru parteneriate, sponsorizări, fac o raportare administrativă completă trimestrială 
    • Primesc consultanță și formare pe partea de administrare a unui Centru Local
    • Au bugete anuale de până în 5000 EUR
    • Minim 25 de membri (minim 3 lideri, minim 2 patrule)
    • Nu poate avea angajați
  • Nivelul 2 – Centre Locale stabile
    • Minim un an de la înființare
    • Trebuie să obțină aviz de la CD / DE doar pentru sume / angajamente mai mari de 5000 de EUR
    • Au bugete anuale de cheltuieli până în 10000 EUR în ultimii doi ani
    • Minim 40 de membri 
    • Nu poate avea angajați (cu excepția contabilului)
    • Pot mentora un grup extern (cu obținerea dreptului de mentorat)
  • Nivelul 3 – Centre Locale puternice
    • Minim doi ani de la înființare
    • Minim 80 membri
    • Trebuie să obțină aviz de la CD / DE doar pentru sume / angajamente mai mari de 15000 de EUR
    • Poate avea angajați
    • Bugete anuale de minim 10000 EUR
    • Pot mentora multiple grupuri noi simultan (cu obținerea dreptului de mentorat)
• Introducerea unui sistem de evaluare / autoevaluare a Centrelor Locale, printr-un instrument numit Instrumentul de Evaluare pentru Dezvoltare Locală (IEDLOC) care să permită Centrelor Locale să identifice puncte forte / puncte vulnerabile în toate aspectele funcționării lor.
• Filialele trec de la un nivel la altul când îndeplinesc criteriile de definire a nivelului la care își doresc să treacă, sau când nu mai îndeplinesc criteriile de definire a nivelului în care se găsesc, doar după trecerea printr-un proces de evaluare prin IEDLOC care determină nivelul la care trec; atât filialele cât și Consiliul Director pot solicita procesul de evaluare / tranziție; evaluarea IEDLOC poate implica mai multe criterii decât cele descrise mai sus.
• În faza de aliniere:
  • Centrele Locale cu personalitate juridică proprie încep de la Nivelul 3
  • Centrele Locale fără personalitate juridică încep de la Nivelul 1
  • Grupurile Candidat devin grupuri noi de cercetași sub îndrumarea / mentoratul unui alt Centru Local existent

• Toate Centrele Locale trebuie să raporteze financiar / contabil către ONCR, cel puțin o dată pe an (nivelurile 2 + 3 o dată pe an)
  • ONCR stabilește un șablon de raportare și oferă consultanță pe partea contabilă pentru utilizarea lui
  • Centrele Locale au obligația, sub sancțiunea desființării, să raporteze financiar corect și complet
  • ONCR compilează și consolidează aceste rapoarte financiare în scop de prezentare, transparență, auto-evaluare, realizare de statistici și propunere de soluții de reducere / îmbunătățire de performanță financiară la nivelul întregii organizații
• Directorul Executiv / Consiliul Director poate solicita Comisiei de Cenzori a ONCR auditarea financiară extinsă a Centrelor Locale, în cazul în care există orice fel de suspiciuni cu privire la nereguli financiare
• În timp ce filialele au autonomie decizională sporită, toate activitățile ei trebuie subordonate scopului Centrului Locale și Art. 92, punctului n. din regulament cu privire la tipul de activități pe care un Centru Local le poate realiza
• La înființare, toate Centrele Locale semnează un contract cu ONCR (reprezentat de Consiliul Director) care “traduce” statutul, regulamentul, proceduri și poziții ale ONCR, inclusiv cesiunea de drepturi de autor pentru simbolurile ONCR, angajamentul pentru Dezvoltare Durabilă, într-un mandat limpede pentru Centrul Local și care reglementează juridic relația național / local. Prin contract, Centrul Local primește susținerea organizației pentru a-și desfășura activitatea și a reprezenta local ONCR, drepturi care pot fi suspendate de Consiliul Director și retrase de Adunarea Generală. Existența acestui contract ne permite să acționăm imediat acolo unde este nevoie, chiar dacă procesele juridice de desființare / dezafiliere pot să dureze mai mult timp (chiar și ani).
  • În faza de aliniere, toate filialele trebuie să semneze, în termen de 2 luni de la intrarea în vigoare a modificărilor, acest contract, sub sancțiunea desființării
• Centrele Locale care, din diferite motive, NU vor să devină filiale:
  • Devin grupuri de cercetași într-un Centru Local (nivel 2 și 3), în cazul în care identificăm un Centru Local care să-i sprijine, și respectă regulile pentru grupurile de cercetași sau
  • Se integrează ca unități în Centre Locale (nivel 2 și 3) existente
• Consiliul Director continuă să ofere vot pe documentele de înființare a tuturor filialelor, în termen de maxim 5 zile dacă statutul folosit este statutul standard al ONCR pentru filiale
• Centrele Locale existente care nu încep alinierea în primele 6 luni de la legalizarea acestor modificări în statut TREBUIE, sub sancțiunea desființării, să înceapă demersurile pentru legalizarea sucursalei

Consiliul Director:

• Propune Adunării Generale adoptarea unei rezoluții pentru asumarea acestor modificări și pentru delegarea următorului Consiliu Director de a operaționaliza aceste modificări în Statutul și Regulamentul ONCR, la următoarea Adunare Generală.
• Mandatează EE să pregătească contractul pe care Centrele Locale noi trebuie să îl semneze la înființare; acesta va conține explicitarea alinierii Centrelor Locale cu pozițiile, deciziile și procedurile existente 
• Solicită EE să actualizeze ghidul de înființarea a filialelor ONCR pentru a reflecta aceste modificări
• Solicită EE să actualizeze modelul standard de statut pentru filiale ONCR pentru a reflecta aceste modificări
• Își asumă dezvoltarea unui IEDLOC simplificat, până la implementarea IEDLOC, care să asigure minimul necesar de evaluare pentru procesul descris mai sus
• Stabilește un termen de aliniere pentru toate Centrele Locale la 2 ani de la data Adunării Generale care aprobă modificările

Alinierea cu strategia ONCR

MASS:

• Creșterea autonomiei și a responsabilității locale pentru toate Centrele Locale
• Responsabilitate legală pentru fiecare Centru Local în parte
• Model de dezvoltare auto-reglabil (prin cele 3 niveluri) care se dimensionează organic (nivelul național nu mai blochează (și nu se mai blochează în) procedurile care țin strict de local)

Schimbări preconizate și impact

• Autonomie decizională reală pe parteneriate, contracte și flexibilitate în finanțare locală pentru toate Centrele Locale
• Responsabilizarea structurilor locale în aspectele juridice, financiare și contabile ale activității noastre 
• Eliberarea structurii naționale pentru îndeplinirea planului strategic

Riscuri

• Un efort inițial mare pentru implementare
• Posibilități mai mici de control de la național către Centrele Locale (durează mai mult până nivelul național află despre greșeli)

Buget

• (local) ~ 200 de lei / fiecare Centru Local pentru fiecare sucursală înființare ca filială
• (local) ~ 300 – 800 lei / an / Centru Local pentru banca / contabilitate
• (național) 4000 de lei / an costuri juridice naționale (desființări juridice Centre Locale)

Repere legale / statutare

• Statut, Art. 29, lit. l, Consiliul Director propune rezoluții pentru Adunarea Generală
• Statut, Art. 29, lit. o, Consiliul Director răspunde pentru îndeplinirea obiectivelor strategice și îndeplinirea hotărârilor Adunării Generale